Online-Datenbanken mit Access und SharePoint

Ein lang gehegter Wunsch von Access-Anwendern ist es, die Daten einer Datenbank online verfügbar zu machen und von Access aus darauf zuzugreifen. Eine aktuelle und überdies auch noch kostenlose Variante bietet Office Live, ein auf SharePoint basierender Onlinedienst von Microsoft. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie die Tabellen einer Datenbank ins Netz bringen und welche Möglichkeiten sich daraus ergeben.

SharePoint und Office Live

SharePoint ist der Sammelbegriff für Microsoft-Produkte, mit denen Sie Dokumente und Informationen sowie Benutzer und Benutzergruppen für Internet- und Intranet-Anwendungen verwalten und bereitstellen können. Die Beschreibung der daran beteiligten Produkte und Zusammenhänge würde an dieser Stelle den Rahmen sprengen, hilft aber auch nicht unbedingt weiter. Hier reicht es aus, dass SharePoint hinter Office Live steckt – Sie können dann beim nächsten Stammtisch erzählen, dass auch Sie schon mal was mit SharePoint gemacht haben. Im Prinzip ist Office Live eine in einem gewissen Rahmen kostenlose SharePoint-Anwendung, mit der Sie Dokumente und andere Informationen über das Internet verfügbar machen können. Diese Informationen speichert SharePoint in sogenannten Listen, die mit Access-Tabellen vergleichbar sind, aber nicht alle Eigenschaften von Datenbanktabellen abbilden können. Für viele Anwendungen sollte es aber ausreichen, die Daten einer Datenbank überhaupt online anbieten zu können.

Weitere Einschränkungen finden sich im Datenvolumen von maximal 50 MB und in der maximalen Benutzeranzahl von 5. Primär ist der Dienst für den Einsatz mit Access 2007 vorgesehen, er funktioniert aber auch, wie später beschrieben, mit Access 2003.

Office Live-Account einrichten

Die ersten Schritte beim Einrichten des kostenlosen Office Live-Accounts sind denkbar einfach – Sie brauchen lediglich eine Windows Live ID und melden sich damit unter http://www.office-live.de/ für Office Live Small Business an.

Falls Sie noch keine Windows Live-ID besitzen, besorgen Sie sich ganz einfach eine – die Office Live-Webseite enthält entsprechende Links.

Nachdem Sie Ihre Daten eingetragen haben, erhalten Sie eine Mail von Microsoft mit einem Link zu Ihrem eigenen Office Live Small Business-Bereich. Dieser sieht schließlich wie in Abb. 1 aus.

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Abb. 1: Ein frisch eingerichteter Office Live-Workspace

Office Live Small Business einrichten

Um die Daten einer Datenbank in Office Live unterzubringen und diese anderen Benutzern zur Verfügung zu stellen, sind folgende Schritte nötig:

  • Anlegen einer neuen Office Live-Geschäftsanwendung
  • Hinzufügen der Datenbank und der Daten zur Geschäftsanwendung
  • Bereitstellen der Datenbank für andere Nutzer

Geschäftsanwendung in Office Live einrichten

Den ersten Schritt erledigen Sie innerhalb des Internet Explorers. Dazu klicken Sie zunächst in der linken Leiste auf Geschäftsanwendungen und dann im Hauptbereich auf die Schaltfläche KOSTENFREI aktivieren. Office Live nimmt sich dann einige Zeit, um die Geschäftsanwendungen zu konfigurieren.

Danach fügen Sie mit einem Klick auf den in Abb. 2 markierten Eintrag eine neue Anwendung hinzu. Im folgenden Dialog geben Sie dann an, welchen Anwendungstyp Sie anlegen möchten – hier eine benutzerdefinierte Anwendung (s. Abb. 3).

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Abb. 3: Neuen Arbeitsbereich erstellen

Office Live verlangt dann noch nach einem Titel und einer URL (s. Abb. 4). Nun zeigt Office Live die Übersicht der Beispielanwendung an (s. Abb. 5). Dort entnehmen Sie nun zunächst die URL aus dem URL-Eingabefenster des Browsers, in diesem Beispiel http://aiuwebofficelivecom.officelive.com/AIUSample/ (den Teil default.aspx lassen Sie weg) und kopieren diese irgendwohin – beispielsweise in eine Textdatei.

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Abb. 4: Titel und URL für den neuen Arbeitsbereich eintragen

Klicken Sie nun auf den Hinzufügen-Link und wählen Sie dort den Eintrag Dokumentbibliothek aus (s. Abb. 5). Anschließend tragen Sie noch einige Eigenschaftswerte für den neuen Arbeitsbereich ein (s. Abb. 6). Die Eigenschaft Dokumentvorlage erhält dabei den Wert Keine.

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Abb. 5: Festlegen der Art des Arbeitsbereichs

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Abb. 6: Weitere Eigenschaften des Arbeitsbereichs einstellen

Merken Sie sich zusätzlich zum Link der Geschäftsanwendung auch noch die Bezeichnung des Anwendungsbereichs – hier ergibt dies zusammengesetzt http://aiuwebofficelivecom.officelive.com/AIUSample/AIUDB. Dies wird der spätere Speicherort der Datenbankdatei.

Hinzufügen der Datenbank und der Daten zur Geschäftsanwendung

Wenn Sie Daten einer Datenbank auf dem Office Live-Server speichern, legt Access Listen an, deren Aufbau dem der Tabellen entspricht. Eine Liste ist also das Office Live-Pendant zu einer Tabelle unter Access. Für den Start sollten Sie zunächst eine einfache Beispieldatenbank verwenden oder, wenn Sie mit “echten” Daten arbeiten möchten, vorher eine Kopie der Datenbank anlegen. Access 2007-Tabellen verschwinden nämlich beim Anlegen der Listen unter Office Live und werden stattdessen mit der neu erstellten Liste verknüpft.

Am einfachsten funktioniert dies mit dem Ribbon-Eintrag Externe Daten|Zu SharePoint wechseln (s. Abb. 7). Dieser öffnet den Dialog aus Abb. 8, wo Sie die oben ermittelte URL eintragen. Falls Sie Ihre Windows Live-ID zu Beginn frisch angelegt haben, erscheint nun der Dialog aus Abb. 10. Er leitet Sie durch einen Vorgang, mit dem Sie Ihr aktuelles Windows-Benutzerkonto mit der Windows Live-ID verknüpfen. Auf diese Weise werden Sie im Folgenden automatisch an Microsoft-Dienste wie etwa Office Live angemeldet und müssen sich nicht mehr durch die Anmeldedialoge quälen.

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Abb. 7: Start des Datenexports nach Office Live

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Abb. 12: Die Angaben zum Speichern der Datenbank auf Office Live sind komplett.

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Abb. 10: Hinzufügen eines Microsoft .NET Passports zum Benutzerkonto

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Abb. 11: Auswählen des Speicherorts für die Datenbank

Speicherort auswählen

Nach diesen Formalitäten erscheint ein Dialog zum Auswählen des Speicherorts für die zu erstellende SharePoint-Liste (s. Abb. 11). Der Dialog zeigt die Verzeichnisse und Dokumente in der Webansicht an, in der sich keine neuen Verzeichnisse anlegen lassen. Das macht sich genau dann bemerkbar, wenn Sie einfach auf OK klicken: Office Live weist Sie dann an, zu einer anderen Ordneransicht zu wechseln. Ist dies geschehen, wechseln Sie zu dem Ordner, der den Namen der Dokumentbibliothek trägt, die Sie ein paar Schritte weiter vorne angelegt haben. Dies komplettiert die für den Export erforderlichen Angaben (s. Abb. 12).

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Abb. 13: Der abschließende Dialog fasst zusammen, welche Aktionen beim Importieren der Access-Datenbank vorgenommen wurden.

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Abb. 14: Die exportierte Tabelle liegt nun als Verknüpfung im Navigationsbereich vor. Das Ribbon hält auf der rechten Seite einige Steuerelemente für die Arbeit mit der neuen SharePoint-Liste bereit.

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