Outlook-Folder in Access anzeigen

Als ActiveX-Steuerelemente einfügbare Outlook-Elemente

Bild 1: Als ActiveX-Steuerelemente einfügbare Outlook-Elemente

Es gibt sehr viele Möglichkeiten für Interaktion zwischen Outlook und Access. Sie können Termine, E-Mails, Kontakte oder Aufgaben zwischen den beiden Anwendungen abfragen, synchronisieren, erstellen oder bearbeiten. Sehr stiefmütterlich wurde bisher allerdings das Thema der Anzeige von Outlook-Elementen in Access behandelt. Zum Glück brachte mich neulich ein Leser auf die Idee, das Thema noch einmal aufzugreifen – und lieferte mir auf mein Zögern hin direkt noch ein Beispiel, wie die Integration funktioniert. Wir haben uns dies einmal genau angesehen. Das Ergebnis und die resultierenden Möglichkeiten finden Sie im vorliegenden Beitrag.

Bereits vor einigen Jahren habe ich aus Neugier einmal versucht, eines der interessant aussehenden Elemente des Dialogs zum Einfügen von ActiveX-Steuerelementen in Formulare zu nutzen (siehe Bild 1).

Als ActiveX-Steuerelemente einfügbare Outlook-Elemente

Bild 1: Als ActiveX-Steuerelemente einfügbare Outlook-Elemente

Allerdings bin ich damals nicht besonders weit gekommen – vermutlich war die Dokumentation dieser Elemente damals noch lückenhafter als heute.

Dank unseres Lesers Oliver Specht habe ich das Thema allerdings nochmal angesehen und dank seiner Vorarbeit lief es nun direkt wesentlich besser.

E-Mails im Access-Formular anzeigen

Die erste Idee war, den Outlook-Explorer mit den E-Mails einmal in einem Access-Formular anzuzeigen.

Dazu gehen Sie wie folgt vor:

  • Legen Sie ein neues, leeres Formular an.
  • Öffnen Sie mit dem Ribbon-Eintrag Ent-wurf|Steuer-ele-mente|ActiveX-Steuerelemente den Dialog ActiveX-Steuerelemente einfügen und scrollen Sie zu den Einträgen, die mit Outlook beginnen.
  • Fügen Sie das ActiveX-Steuerelement Microsoft Outlook View Control in das Formular ein und passen Sie seine Größe nach Wunsch an.

Danach sieht das Formular wie in Bild 2 aus.

Das Microsoft Outlook View Control in einem Access-Formular

Bild 2: Das Microsoft Outlook View Control in einem Access-Formular

Wenn wir nun in die Formularansicht wechseln, erhalten wir die Meldung In diesem Steuerelement befindet sich kein Objekt.

Die gleiche Meldung erscheint auch nochmal beim Wechsel zurück zur Entwurfsansicht, danach aber nicht mehr.

Wenn wir das Steuerelement nochmal löschen und erneut einfügen, können Sie einen Test machen: Klicken Sie, bevor Sie in die Formularansicht wechseln, einmal in der Entwurfsansicht doppelt auf das hinzugefügte Steuerelement.

Dieses zeigt dann wie in Bild 3 die Liste der E-Mails an – und zwar die aktuellen, in Outlook angezeigten Einträge. Nach einem Wechsel in die Formularansicht erhalten wir allerdings das gleiche Ergebnis wie zuvor.

Anzeige von Outlook-Daten im Entwurf

Bild 3: Anzeige von Outlook-Daten im Entwurf

Outlook-View in Frame

Die Lösung ist das Einbetten des Outlook View Control-Steuerelements in ein weiteres Steuerelement, nämlich das Frame-Steuerelement der Forms-Bibliothek.

Der Vorgang ist nicht besonders intuitiv, daher hier die ausführliche Beschreibung:

  • Fügen Sie einem neuen, leeren Formular aus dem Dialog ActiveX-Steuerelemente einfügen das Element Microsoft Forms 2.0 Frame hinzu (siehe Bild 4).
  • Hinzufügen eines Frames

    Bild 4: Hinzufügen eines Frames

  • Danach klicken Sie doppelt auf das frisch eingefügte Frame-Steuerelement.
  • Sollte die Toolbox nicht angezeigt werden, klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Steuerelement und aktivieren Sie den Eintrag Toolsammlung….
  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Bereich mit den Steuerelementen und wählen Sie den Kontextmenü-Eintrag Weitere Steuerelemente aus (siehe Bild 5).
  • Freischalten weiterer Steuerelemente

    Bild 5: Freischalten weiterer Steuerelemente

  • Selektieren Sie im nun erscheinenden Dialog Weitere Steuerelemente den Eintrag Microsoft Outlook View Control (siehe Bild 6).
  • Auswahl des Outlook View Control-Steuerelements

    Bild 6: Auswahl des Outlook View Control-Steuerelements

  • Dieses finden Sie danach in der Toolbox vor. Ziehen Sie es per Drag and Drop in das Frame-Objekt (siehe Bild 7).
  • Hinzufügen des ViewCtl-Steuerelements per Drag and Drop

    Bild 7: Hinzufügen des ViewCtl-Steuerelements per Drag and Drop

  • Schließlich ziehen Sie es auf die gewünschte Größe – so, dass es die gesamte Fläche des Frame-Steuerelements ausfüllt.

Wechseln Sie nun in die Formularansicht, haben wir das erste Zwischenziel erreicht: Das Formular zeigt die Liste der E-Mails an (siehe Bild 8). Sie können die angezeigten Elemente genau wie in Outlook nutzen, also die Spalten anpassen, E-Mails löschen oder diese per Doppelklick öffnen. Nach dem Öffnen einer E-Mail wird diese in dem von Outlook bekannten Fenster angezeigt.

Anzeige der E-Mails im Formular

Bild 8: Anzeige der E-Mails im Formular

View-Steuerelement per VBA referenzieren

Nun wollen wir herausfinden, wie wir per VBA auf das Microsoft Outlook View Control zugreifen können. Nun befindet sich das Steuerelement in einem weiteren Steuerelement des Typs Frame. Wir stellen einmal nach, wie wir herausfinden, wie das Steuerelement zu referenzieren ist.

Als Erstes wollen wir das Frame-Steuerelement per VBA-Variable referenzieren. Dazu müssen wir herausfinden, welchen Typ das Frame-Steuerelement hat.

Dazu öffnen wir das Formular, das aktuell nur das Frame-Steuerelement mit dem View-Steuerelement enthält, in der Formularansicht. Im Direktbereich können wir nun mithilfe der TypeName-Funktion den Typ des Frame-Steuerelements herausfinden. Dazu setzen Sie dort den folgenden Befehl ab:

Debug.Print TypeName(Screen.ActiveForm.Controls(0))
CustomControl

Wir referenzieren mit Screen.ActiveForm zunächst das aktuelle Formulare. Dieses könnten wir auch mit Forms! referenzieren, aber Screen.ActiveForm ist einfacher, weil wir den Formularnamen dazu nicht kennen müssen.

Da das Formular nur ein Steuerelement enthält, können wir dieses mit Controls(0) ansprechen. Das Ergebnis lautet CustomControl. Das ist nicht das gewünschte Ergebnis.

Der Grund ist: ActiveX-Steuerelemente spricht man immer noch zusätzlich über die Object-Eigenschaft an.

Das ergibt dann:

Debug.Print TypeName(Screen.ActiveForm.Controls(0).Object)
Frame

Damit ist bestätigt, dass wir eine Objektvariable für das Frame-Objekt beispielsweise in der Prozedur, die durch das Ereignis Beim Laden des Formulars ausgelöst wird, mit dem Datentyp Frame deklarieren können:

Private Sub Form_Load()
     Dim objFrame As Frame
     Set objFrame = Me!ctlFrame.Object
End Sub

Warum wollen wir dieses Steuerelement überhaupt per Objektvariable referenzieren Weil wir so über IntelliSense auf seine Eigenschaften zugreifen können!

In einer weiteren Anweisung der obigen Prozedur können wir nun den Typ des einzigen Elements der Controls-Auflistung des Frame-Steuerelements ermitteln:

Debug.Print TypeName(objFrame.Controls(0).Object)

Dies liefert das Ergebnis IViewCtl, was eine Schnittstelle beschreibt. Wir verwenden allerdings ViewCtl und weisen das Steuerelement wie folgt zu:

Dim objFrame As Frame
Dim objView As ViewCtl
Set objFrame = Me!ctlFrame.Object
Set objView = objFrame.Controls(0)

Damit können wir dann per IntelliSense die Eigenschaften und Methoden dieses Steuerelements ansteuern (siehe Bild 9).

Zugriff per IntelliSense auf die Eigenschaften und Methoden des View-Steuerelements

Bild 9: Zugriff per IntelliSense auf die Eigenschaften und Methoden des View-Steuerelements

Eigenschaften und Methoden des View-Steuerelements

Damit können wir uns nun die Eigenschaften und Methoden ansehen und unter anderem die Ansicht des Steuerelements damit steuern. Einige davon können wir uns aber auch bereits über die Benutzeroberfläche ansehen. Das wollen wir hier noch vorziehen. Dazu zeigen Sie das Formular in der Entwurfsansicht an.

Klicken Sie doppelt auf das Frame-Steuerelement, sodass das View-Steuerelement erscheint. Wählen Sie dann aus dem Kontextmenü des View-Steuerelements den Eintrag Eigenschaften aus. Dies liefert das Eigenschaften-Fenster aus Bild 10.

Eigenschaften des View-Steuerelements

Bild 10: Eigenschaften des View-Steuerelements

Eine interessante Eigenschaft lautet ViewXML. Diese liefert offensichtlich den Aufbau der Ansicht im XML-Format.

Wollen Sie dieses XML-Dokument betrachten, können Sie es einfach durch Hinzufügen des folgenden Befehls zur Prozedur Form_Load im Direktbereich des VBA-Editors ausgeben:

Private Sub Form_Load()
     ...
     Debug.Print objView.ViewXML
End Sub

In diesem XML-Dokument finden Sie einige Attribute, die das Layout der E-Mail-Liste beschreiben (siehe Listing 1). Am Beispiel der Sortierung können Sie prüfen, dass die XML-Definition jeweils an die aktuellen Einstellungen im View-Steuerelement angepasst wird. Wenn Sie beispielsweise eine andere Spalte als Sortierkriterium festlegen, schlägt sich dies direkt im Unterelement orderby nieder. Im folgenden Beispiel ist die Sortierreihenfolge auf die Spalte Erhalten festgelegt:

<xml version="1.0">
<view type="table">
     <viewname>Vorschau</viewname>
     <viewstyle>font-family:Segoe UI;...;table-layout:fixed;width:100%</viewstyle>
     <viewtime>0</viewtime>
     <linecolor>8421504</linecolor>
     <linestyle>3</linestyle>
     <previewlines>0</previewlines>
     <previewlineschangenum>2</previewlineschangenum>
     <autopreview>1</autopreview>
     <previewunreadonly>1</previewunreadonly>
     <ensuredcategoriesfield>1</ensuredcategoriesfield>
     <collapsestate/>
     <rowstyle>background-color:White;color:Black</rowstyle>
     <headerstyle>background-color:#D3D3D3</headerstyle>
     <previewstyle/>
     <arrangement>
         <autogroup>1</autogroup>
         <enablexfc>1</enablexfc>
         <collapseclient>01000000</collapseclient>
         <collapseconv/>
         <upgradetoconvchangenum>2</upgradetoconvchangenum>
     </arrangement>
     ...
     <column>
         <heading>Von</heading>
         <prop>urn:schemas:httpmail:fromname</prop>
         <type>string</type>
         <width>38</width>
         <style>text-align:left;padding-left:3px</style>
         <editable>0</editable>
         <displayformat>1</displayformat>
     </column>
     ...
     <orderby>
         <order>
             <heading>Erhalten</heading>
             <prop>urn:schemas:httpmail:datereceived</prop>
             <type>datetime</type>
             <sort>desc</sort>
         </order>
     </orderby>
     <groupbydefault>2</groupbydefault>
     <previewpane>
         <markasread>0</markasread>
     </previewpane>
</view>

Listing 1: XML-Definition der aktuellen Ansicht

<orderby>
     <order>
         <heading>Erhalten</heading>
         <prop>urn:schemas:httpmail:datereceived</prop>
         <type>datetime</type>
         <sort>desc</sort>
     </order>
</orderby>

Ändern wir die Sortierung auf die Spalte Von und fragen die XML-Definition erneut ab, erhalten wir für das Element orderby den folgenden Code:

<orderby>
   <order>
     <heading>Von</heading>
     <prop>urn:schemas:http mail:fromname</prop>
     <type>string</type>
     <sort>asc</sort>
   </order>
</orderby>

Funktion für den Zugriff auf das View-Steuerelement per VBA

In den folgenden Abschnitten werden wir einige Dinge zur Steuerung des View-Steuerelements per VBA über den Direktbereich des VBA-Editors ausprobieren. Da es wenig Spaß macht, immer den kompletten Ausdruck zum Referenzieren dieses Steuerelements im aktuell geöffneten Formular einzugeben, bauen wir uns zu diesem Zweck eine kleine Hilfsfunktion in einem Standardmodul.

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