Raumplanung

Die Planung und Organisation von flexibel verwendbaren Räumen für Meetings, Schulungen, Konferenzen oder Tagungen kann je nach Anzahl der Räume, gegebenenfalls auch an mehreren Standorten oder in unterschiedlichen Gebäuden, sehr komplex werden. Insbesondere dann, wenn Sie neben den Räumen weitere Ressourcen wie technische Geräte, Verbrauchsmaterialien oder Catering für Termine einplanen müssen, kann die übersicht schnell verloren gehen. Mit der Musterlösung dieses Beitrags legen Sie den Grundstein für eine automatisierte Raumplanung.

Die Datenstruktur der vorliegenden Raumplanung lässt sich in drei Bereiche unterteilen. Der erste Bereich speichert die Raumdaten, der zweite die verfügbaren Ressourcen und der dritte die Raumbuchungen.

Die einzelnen Bereiche werden im Folgenden erläutert und in Abb. 1 anschaulich dargestellt.

Abb. 1: Tabellenstruktur zur Anlage der Räume

Räume

Die Tabellen tblStandorte und tblRaeume bilden die Basis für die Raumplanung, über die Sie die vorhandenen Räume mit Bezeichnung, Nummer und Etage im Gebäude sowie Foto und Lageplan hinterlegen. Außerdem können Sie jedem Raum einen anderen Standort zuordnen, falls sich die berücksichtigten Räume in unterschiedlichen Gebäuden oder Städten befinden. Die Tabelle tblBelegungsvarianten definiert alle möglichen Anordnungen der Tische für einen Raum jeweils mit Beispielgrafik. In der Musterlösung sind bereits einige Varianten wie U-Form, Reihen, Konferenztisch etc. hinterlegt.

Jedem Raum können Sie dabei über die Tabelle tblRaumbelegungsvarianten mehrere dieser Varianten zuordnen und jeweils die maximale Anzahl der möglichen Personen angeben, die bei der Konstellation Platz finden.

Diese Personenanzahl wird bei der Raumbuchung zur Validierung beziehungsweise Filterung der Räume verwendet, um zu überprüfen, ob auch alle Teilnehmer eines Meetings bei der gewählten Tischanordnung Platz finden.

Abb. 2 zeigt die Stammdatenformulare zur Raumerfassung. Hier sehen Sie auch die dem aktuellen Raum zugeordneten Belegungsvarianten mit skizzierter Darstellung.

Abb. 2: Formular zur Erfassung der Raumdaten

Ressourcen

Abb. 3: Tabellenstruktur für Ressourcen

Für jeden Termin, dem ein Raum zugeordnet werden soll, benötigen Sie in der Regel auch weitere Dinge. Angefangen bei Getränken oder Keksen für die Gäste über Verbrauchsmaterialien wie Blöcke, Stifte oder Flipchartpapier bis hin zu technischen Geräten wie Beamer, Laptop oder DVD-Player. All diese Objekte werden unter dem Begriff Ressourcen zusammengefasst. Diese Vereinheitlichung vereinfacht zum einen die Datenstruktur erheblich, da nicht jeweils für jeden Ressourcentyp und die Zuordnung zum Raum oder zur Buchung eine eigene Tabelle angelegt werden muss. Zum anderen ist die Handhabung für den Benutzer überschaubarer, da er alle Ressourcen gleich behandeln und folglich einfach aus einer Gesamtliste wählen kann.

Alle Ressourcen sind zweistufig in Gruppen unterteilt (s. Abb. 3). Die Obergruppen speichern Sie in der Tabelle tblRessourcengruppen. Diese stellen die Grobgliederung dar und enthalten Begriffe wie Audioausstattung, Catering, Präsentationshilfen, Raumausstattung, Verbrauchsmaterial, etc. Jeder Ressourcengruppe können Sie mehrere Ressourcentypen zuordnen, welche die Gruppen weiter unterteilen. In der Gruppe Präsentationshilfen befinden sich zum Beispiel die Typen Flipchart, Moderationswand und Laserpointer. Die Typen sollten so stark differenziert sein, dass auf Basis dieser Typen die Ressourcensuche definiert werden kann, ohne eine konkrete Ressource (beispielsweise Beamer BenQ PE8700, Inventarnummer: BE013902) angeben zu müssen. Eine Buchungsanfrage könnte dann wie folgt lauten: „Suche einen Raum für 15 Personen mit Beamer und Flipchart am 22.11.2004 von 10:00 Uhr bis 12:00 Uhr“.

Abb. 4: Stammdatenformular für die Ressourcen

Die einzelnen Ressourcen legen Sie in der Tabelle tblRessourcen ab. Hier erfolgt die Zuordnung zu einem Ressourcentyp. Ferner geben Sie die genaue Bezeichnung, einen Schlüssel (in der Regel die Inventarnummer) und die Beschreibung des Objekts an.

über das Feld IstEinzelobjekt legen Sie fest, dass es sich um eine spezifische Ressource handelt, wie zum Beispiel das Flipchart mit der Inventarnummer FC001. Hat das Feld den Wert False, handelt es sich um Verbrauchsmaterialien wie Blöcke, Getränke etc. oder Leihgeräte, die nicht im eigenen Inventar vorhanden sind. Abb. 4 zeigt die Erfassungsmaske für Ressourcen.

Zuordnung zu einem Raum

Ressourcen lassen sich über die Tabelle tblFesteRessourcen (s. Abb. 1) Räumen zuweisen. Diese Tabelle bildet folglich die feste Ausstattung eines Raumes ab. übliche feste Ressourcen können für einen Konferenzraum zum Beispiel ein Videokonferenzsystem, Internet- und Netzwerkanschluss oder ein Beamer mit Leinwand sein. Einem Schulungsraum hingegen ordnen Sie die einzelnen PCs für die Teilnehmer, Overheadprojektor und Flipchart zu.

Diese fixe Zuordnung ermöglicht bei der Buchung die Suche nach bestimmten Raumtypen, die bereits mit den gewünschten Ressourcen ausgestattet sind. Feste Ressourcen lassen sich dementsprechend auch nicht für einen anderen Raum buchen.

Zuordnung zu einer Buchung

Alle Ressourcen, die nicht einem Raum zugeordnet sind, können schließlich über die Tabelle tblZusatzRessourcen (s. Abb. 5) noch bei der Raumbuchung reserviert werden. Dadurch können Räume, die im gewünschten Buchungszeitraum frei sind, aber gegebenenfalls nicht den erforderlichen Beamer integriert haben, um diesen ergänzt und so den Anforderungen flexibel angepasst werden.

Raumbuchungen

Die Bewegungsdaten für die Buchungen werden in der Tabelle tblBuchungen gespeichert. Dort werden Start- und Enddatum/Uhrzeit, die Anzahl der Personen und das Thema der Veranstaltung hinterlegt. Hinzu kommen kostenstellenrelevante Daten wie der Kunde, das Projekt und die Kostenstelle. Als weitere Parameter werden der Buchungsstatus, die Vorbereitungszeit zur Herrichtung des Raums und die Belegungsvariante für die Buchung gespeichert. Abb. 5 zeigt die Tabellenstruktur mit den entsprechenden Detailtabellen für Benutzer, Kostenstellen und Buchungsstati.

Wie bereits im vorangegangenen Abschnitt beschrieben, können zu einer Buchung auch Ressourcen reserviert werden, die in der Tabelle tblZusatzRessourcen gespeichert werden.

Abb. 5: Tabellenstruktur für die Raumbuchungen

Der eigentliche Buchungsvorgang erfolgt in einem speziellen Formular, das dem Benutzer auf einen Blick Statusinformationen zu den verfügbaren Räumen und Ressourcen anzeigt.

Den Aufbau des Formulars sehen Sie in Abb. 6. Das Formular ist in einen Filter- und einen Ergebnisbereich unterteilt.

Filterbereich

Im oberen Filterbereich geben Sie die Parameter für die Raumsuche ein.

Raum-Filter

Abb. 6: Das Formular zum Buchen von Räumen

Sie wählen gegebenenfalls einen Standort und tragen das Start- und Enddatum mit Uhrzeit des Termins ein. Anschließend geben Sie die Anzahl der Personen, für die Sie den Raum buchen wollen, zur weiteren Einschränkung der Ergebnisse ein. Die Ergebnisliste zeigt nur die Räume mit den entsprechenden Belegungsvarianten an, bei denen mindestens die Anzahl der geforderten Personen Platz findet.

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