Tastenkombinationen in Access

Die Arbeit mit einer Anwendung wird umso effizienter, je schneller Sie bestimmte Schritte durchführen können. In Zeiten von Tastatur und Maus gibt es einige Aufgaben, die sich nur mit der Maus erledigen lassen, aber mit der Tastatur gehen die meisten Erledigungen schneller von der Hand – mit Ausnahme zum Beispiel des gezielten Anklickens von Steuerelementen, die nicht auf die Schnelle per Tastenkombination erreichbar sind. Für die anderen Fälle stellen wir Ihnen in diesem Beitrag alle gängigen (und auch einige weniger bekannte) Tastenkombinationen für die Arbeit mit der Benutzeroberfläche von Access vor.

Begriffsklärung

Wir reden im diesem Beitrag synonym von Feld und Steuerelement, weil sich die meisten Tastenkombinationen sowohl auf Felder in der Datenblattansicht (von Tabellen, Abfragen und Formularen) als auch in der Formularansicht von Formularen einsetzen lassen.

Standard-Tastenkombinationen

Die folgenden Tastenkombinationen kennen die meisten von Ihnen wahrscheinlich – allein, weil sie auch in vielen anderen Anwendungen funktionieren:

  • Tabulator: Verschiebt den Fokus auf das nächste Steuer-element.
  • Umschalt + Tabulatur: Verschiebt den Fokus auf das vorherige Feld.
  • Eingabetaste: Verschiebt den Fokus auf das nächste Feld.
  • Strg + Eingabetaste: Fügt in Textfeldern einen Zeilenumbruch ein. Wenn die Eigenschaft Eingabetastenverhalten den Wert Neue Zeile aufweist, genügt die Eingabetaste.
  • Strg + C: Kopiert den markierten Text oder das markierte Element in die Zwischenablage.
  • Strg + X: Schneidet den markierten Text oder das markierte Element aus und fügt es in die Zwischenablage ein.
  • Strg + V: Fügt den Inhalt der Zwischenablage ein, wenn der Inhalt zum Ziel passt.
  • Strg + F: Öffnet den Suchen-Dialog.
  • Strg + Z: Macht die vorherige Aktion rückgängig. Dies ist auf 20 Aktionen begrenzt.
  • Strg + A: Selektiert den kompletten Text des aktuell markierten Elements oder alle Elemente des aktuellen Objekts.
  • Umschalt + F2: Öffnet das Zoom-Fenster und zeigt den Inhalt des aktuell markierten Steuerelements oder der Eigenschaft darin an (siehe Bild 1).
  • Das Zoom-Fenster von Access

    Bild 1: Das Zoom-Fenster von Access

  • Strg + P: Öffnet den Drucken-Dialog (siehe Bild 2).
  • Der Drucken-Dialog

    Bild 2: Der Drucken-Dialog

  • Leertaste: Aktiviert oder deaktiviert Kontrollkästchen.
  • F7: Startet die Rechtschreibprüfung.
  • Escape: Verwirft aktuelle ungespeicherte Änderungen am zuletzt bearbeiteten Feld (einfache Betätigung) oder dem zuletzt bearbeiteten Datensatz (zweifache Betätigung).
  • Alt + F4: Schließt die Access-Anwendung.
  • F1: Zeigt das Hilfe-Fenster an.

Datum, Zeit, vorherigen Feldinhalt oder Standardwert einfügen

Die folgenden Tastenkürzel können Sie in gebundenen Feldern und zumeist auch in ungebundenen Feldern nutzen:

  • Strg + ; beziehungsweise Strg + Umschalt + ,: Fügt das aktuelle Datum in das aktive Feld ein.
  • Strg + : beziehungsweise Strg + Umschalt + .: Fügt die aktuelle Uhrzeit in das aktive Feld ein.
  • Strg + ‘ beziehungsweise Strg + Umschalt + #: Trägt den Wert des Feldes aus dem vorherigen Datensatz ein. Sehr praktisch, wenn Sie öfter Werte aus vorherigen Datensätzen übernehmen wollen und ist viel schneller als Copy and Paste (nur in gebundenen Feldern)
  • Strg + Alt + Leertaste: Fügt den Standardwert für das aktuelle Feld ein. Hilfreich, wenn Sie bereits begonnen haben, den Standardwert durch einen anderen Wert zu ersetzen und dann feststellen, dass Sie doch den Standardwert eingeben möchten.

Texte markieren

Wenn Sie sich mit der Einfügemarke in einem Textfeld befinden, möchten Sie diese vielleicht schnell zum Anfang oder zum Ende des Textfeldes bewegen, ausgehend von der aktuellen Position um ganze Wörter nach links oder rechts navigieren oder auch dabei direkt die überfahrenen Texte markieren. All das gelingt mit den folgenden Tastenkombinationen in Feldern mit bearbeitbaren Textinhalten:

  • Nach links– oder Nach rechts-Taste: Bewegt die Einfügemarke um ein Zeichen nach links oder nach rechts.
  • Umschalt + Nach links oder Umschalt + Nach rechts: Bewegt die Einfügemarke um ein Zeichen nach links oder nach rechts und markiert die überfahrenen Zeichen direkt.
  • Strg + Nach links oder Strg + Nach rechts: Bewegt die Einfügemarke um ein Wort nach links oder rechts beziehungsweise, wenn sich die Einfügemarke gerade mitten in einem Wort befindet, zum Wortanfang oder Wortende.
  • Umschalt + Strg + Nach links oder Umschalt + Strg + Nach rechts: Bewegt die Einfügemarke um ein Wort nach links oder rechts beziehungsweise, wenn sich die Einfügemarke gerade mitten in einem Wort befindet, zum Wortanfang oder Wortende und markiert dabei die überfahrenen Worte.
  • Nach oben– oder Nach unten-Taste: Bewegt die Einfügemarke in die darüber oder darunter befindliche Zeile.
  • Umschalt + Nach oben– oder Umschalt + Nach unten-Taste: Bewegt die Einfügemarke in die darüber oder darunter befindliche Zeile und markiert den Text zwischen der vorherigen und der aktuellen Position.
  • Bild nach oben: Bewegt die Einfügemarke an die gleiche Position in der obersten Zeile.
  • Bild nach unten: Bewegt die Einfügemarke an die gleiche Position in der untersten Zeile.
  • Strg + Bild nach oben: Bewegt die Einfügemarke an die gleiche Position in der obersten Zeile und markiert den Text zwischen der vorherigen und der aktuellen Position.
  • Strg + Bild nach unten: Bewegt die Einfügemarke an die gleiche Position in der untersten Zeile und markiert den Text zwischen der vorherigen und der aktuellen Position.
  • Pos1: Bewegt die Einfügemarke an den Anfang der Zeile.
  • Ende: Bewegt die Einfügemarke an das Ende der Zeile.
  • Umschalt + Pos1: Bewegt die Einfügemarke an den Anfang der Zeile und markiert die Zeichen zwischen der vorherigen und der aktuellen Position.
  • Umschalt + Ende: Bewegt die Einfügemarke an das Ende der Zeile und markiert die Zeichen zwischen der vorherigen und der aktuellen Position.
  • Strg + Umschalt + Pos1: Bewegt die Einfügemarke an den Anfang des Textes (auch mehrzeilig) und markiert die Zeichen zwischen der vorherigen und der aktuellen Position.
  • Strg + Umschalt + Ende: Bewegt die Einfügemarke an das Ende des Textes (auch mehrzeilig) und markiert die Zeichen zwischen der vorherigen und der aktuellen Position.
  • F2: Wenn man in ein Feld gelangt und dieses wird aufgrund der Einstellungen komplett markiert, wechseln Sie mit F2 zur Anzeige der Einfügemarke und umgekehrt.
  • F4: Diese Taste klappt ein Kombinationsfeld auf.
  • Strg + A: Markiert den vollständigen Text des Steuerelements.
  • Zurück/Backspace: Löscht die Markierung oder ein Zeichen links von der Einfügemarke.
  • Entf: Löscht die Markierung oder ein Zeichen rechts von der Einfügemarke.

Mit Datensätzen in der Formularansicht arbeiten

Die folgenden Tastenkombinationen unterstützen Sie beim Navigieren in den Datensätzen in Formularen in der Formularansicht:

  • Strg + Bild nach oben: Verschiebt den Datensatzzeiger in der Formularansicht auf den vorherigen Datensatz. Halten Sie die Tastenkombination gedrückt, werden die Datensätze schnell durchlaufen.
  • Strg + Bild nach unten: Verschiebt den Datensatzzeiger in der Formularansicht auf den vorherigen Datensatz. Halten Sie die Tastenkombination gedrückt, werden die Datensätze schnell durchlaufen.
  • Eingabetaste/Tabulator vom letzten Feld der Aktivierreihenfolge: Springt zum ersten Feld des nächsten Datensatzes. Gilt nur, wenn die Eigenschaft Zyklus den Wert Alle Datensätze enthält.
  • Umschalt + Tabulator vom ersten Feld der Aktivierreihenfolge: Springt zum letzten Feld des vorherigen Datensatzes. Gilt nur, wenn die Eigenschaft Zyklus den Wert Alle Datensätze enthält.
  • Strg + A: Markiert den vollständigen Datensatz durch Markieren des Datensatzmarkierers (siehe Bild 3).
  • Aktivierter Datensatzmarkierer nach Strg + A

    Bild 3: Aktivierter Datensatzmarkierer nach Strg + A

Mit Datensätzen in der Datenblattansicht arbeiten

Für die Datenblattansicht gelten einige spezielle Tastenkombinationen. So können Sie mit Strg + Bild nach oben/Bild nach unten zum Beispiel nicht den Datensatz wechseln.

  • Nach rechts/Nach links: Verschiebt den Fokus zum nächsten Feld auf der rechten oder linken Seite.
  • Nach unten/Nach oben: Verschiebt den Fokus auf das darüber/darunter liegende Feld und somit zum nächsten/vorherigen Datensatz.
  • Strg + Bild nach oben: Setzt die Markierung auf das erste Feld auf der rechten Seite, das in der aktuellen Ansicht nicht sichtbar ist und verschiebt somit die Spalten nach links. Ist das letzte Feld bereits sichtbar, wird der Fokus auf dieses Feld verschoben.
  • Strg + Bild nach unten: Setzt die Markierung auf das erste Feld auf der linken Seite, das in der aktuellen Ansicht nicht sichtbar ist und verschiebt somit die Spalten nach rechts. Ist das erste Feld bereits sichtbar, wird der Fokus auf dieses Feld verschoben.
  • Alt + F5: Aktiviert das Feld zur Eingabe des anzuzeigenden Datensatzes (siehe Bild 4).
  • Aktivieren des Feldes zur direkten Eingabe einer Datensatznummer

    Bild 4: Aktivieren des Feldes zur direkten Eingabe einer Datensatznummer

  • Strg + A: Markiert alle Datensätze des Datenblatts.

Mit Datensätzen in verschiedenen Ansichten arbeiten

Die folgenden Tastenkombinationen funktionieren sowohl in der Formularansicht als auch in der Datenblattansicht:

  • Nach rechts/Nach links ausgehend vom markierten Feld: Bewegt den Fokus zum nächsten/vorhergehenden Feld. Befindet sich der Fokus auf dem ersten oder letzten Feld der Aktivierreihenfolge, wird er auf das erste Feld des nächsten beziehungsweise das letzte Feld des vorherigen Datensatzes bewegt.
  • Pos1: Im Editiermodus wird die Einfügemarke an den Anfang des Feldinhalts verschoben, bei markiertem Feld wird der Fokus auf das erste Feld der Aktivierreihenfolge verschoben.
  • Ende: Im Editiermodus wird die Einfügemarke an das Ende des Feldinhalts verschoben, bei markiertem Feld wird der Fokus auf das letzte Feld der Aktivierreihenfolge verschoben.
  • Strg + Pos1: Ist ein ganzes Feld markiert, wird der Fokus auf das erste Feld der Aktivierreihenfolge des ersten Datensatzes verschoben.
  • Strg + Ende: Ist ein ganzes Feld markiert, wird der Fokus auf das letzte Feld der Aktivierreihenfolge des letzten Datensatzes verschoben.

Datensätze hinzufügen und löschen

Auch für das Hinzufügen und Löschen von Datensätzen müssen wir nicht die Maus bemühen. Wir müssen noch nicht einmal einen zu löschenden Datensatz mit dem Datensatzmarkierer markieren und diesen dann mit Entf löschen. Es geht viel einfacher:

  • Strg + +: Verschiebt den Datensatzzeiger auf einen neuen, leeren Datensatz.
  • Strg + –: Löscht den aktuell markierten Datensatz.
  • Umschalt + Eingabetaste: Speichert den aktuellen Datensatz.

Angezeigte Daten aktualisieren

Wenn sich die Datenherkunft geändert hat, weil Sie diese etwa mit VBA bearbeitet haben, möchten Sie die Änderungen in der Regel auch direkt im Formular sichtbar machen.

Dazu gibt es die folgenden Möglichkeiten:

  • F5: Aktualisiert die zugrunde liegende Datenherkunft. Wenn ein Unterformular den Fokus hat, wird nur die Datenherkunft des Unterformulars aktualisiert.
  • F9: Aktualisiert den Inhalt eines Kombinationsfeldes oder Listenfeldes oder berechnet die Inhalte von Feldern neu.

Mit Ansichten arbeiten

Mit den folgenden Tastenkombinationen können Sie zwischen den verschiedenen Ansichten von Objekten wechseln:

  • Strg + .: Wechselt von der Entwurfsansicht zur Formularansicht und von der Formularansicht zur Datenblattansicht.
  • Strg + ,: Wechselt von der Datenblattansicht zur Formularansicht und von der Formularansicht zur Entwurfsansicht.
  • F5: Wechselt von der Entwurfsansicht zur Standardansicht.

Dies gilt nur für Ansichten, die aktuell nicht gesperrt sind.

In Formularen suchen

Für die Suche in Formularen gibt es gleich mehrere Möglichkeiten.

  • Strg + F: Öffnet den Suchen-Dialog für die gezielte Suche in Formularen, die auch das Ersetzen von Suchbegriffen erlaubt (siehe Bild 5).
  • Suchen und ersetzen in Formularen

    Bild 5: Suchen und ersetzen in Formularen

  • Strg + H: Öffnet den gleichen Dialog, zeigt aber direkt die Registerseite Ersetzen an.
  • Strg + Umschalt + F: Verschiebt den Fokus auf das Feld zur Schnellsuche. Hier geben Sie einfach nur die gewünschten Buchstaben ein, nach denen direkt in allen Feldern und Datensätzen der Datenherkunft gesucht wird (siehe Bild 6).
  • Schnellsuche in Formularen

    Bild 6: Schnellsuche in Formularen

Mit dem Navigationsbereich arbeiten

Der Navigationsbereich ist die Schaltzentrale mit den Datenbankobjekten.

Es bietet die folgenden Möglichkeiten:

  • F11: Blendet den Navigationsbereich ein oder aus.
  • F2: Wenn ein Eintrag im Navigationsbereich markiert ist, können Sie mit dieser Tastenkombination zum Modus für das Umbenennen wechseln.
  • Eingabetaste: Öffnet das aktuell markierte Element in der Standardansicht.
  • F12: Speichert das Objekt mit dem Fokus unter einem anderen Namen. Praktisch beispielsweise, wenn Sie Änderungen vorgenommen haben, diese aber erst einmal ausprobieren wollen, ohne das Originalobjekt mit den Änderungen zu speichern (siehe Bild 7).
  • Aktuelles Objekt unter anderem Namen speichern

    Bild 7: Aktuelles Objekt unter anderem Namen speichern

  • Strg + Eingabetaste: Öffnet das aktuell markierte Element in der Entwurfsansicht.

Mit Datenbankobjekten arbeiten

Für die Arbeit mit Datenbankobjekten gibt es die folgenden Möglichkeiten:

  • Strg + F6: Wechselt zwischen den geöffneten Datenbankobjekten.
  • Strg + F4: Schließt das aktuelle Datenbankobjekt.

VBA-Editor aufrufen

Den VBA-Editor selbst wollen wir hier nicht behandeln, aber die Möglichkeiten zum Aufruf:

  • Alt + F11: Zeigt den VBA-Editor an, wenn das Access-Fenster aktiviert ist. Wenn Sie die Tastenkombination betätigen, wenn der VBA-Editor aktiv ist, wechselt die Tastenkombination zum Access-Fenster.
  • Strg + G: Zeigt den VBA-Editor an und verschiebt den Fokus auf den Direktbereich.

Mit Datenbanken arbeiten

Auch für das Öffnen oder Anlegen von Datenbanken gibt es Tastenkombinationen:

  • Strg + O: Zeigt den Bereich zum Öffnen von Datenbanken an. Mit Escape schließen Sie diesen Bereich wieder.
  • Strg + N: Zeigt den Bereich zum Anlegen einer neuen Datenbank an.

Mit dem Objektentwurf arbeiten

Im Entwurf von Tabellen, Abfragen, Formularen und Co. können Sie die meisten Tasten intuitiv verwenden wie die Tabulator-Taste, um von einem Steuer-element zum nächsten zu springen et cetera.

Interessant sind noch diese Tastenkombinationen:

  • F4: Blendet das Eigenschaftsfenster ein oder aus.
  • Alt + F8: Blendet die Feldliste ein.
  • Strg + F2: Zeigt den Ausdrucks-Generator für die jeweilige Eigenschaft an (siehe Bild 8).
  • Einblenden des Ausdrucks-Generators

    Bild 8: Einblenden des Ausdrucks-Generators

Im Ribbon navigieren

Um die Schaltflächen im Ribbon anzusprechen, betätigen Sie einmal die Alt-Taste. Daraufhin werden für die direkt erreichbaren Elemente schwarz hinterlegte Buchstaben angezeigt (siehe Bild 9). Geben Sie einen dieser Buchstaben mit der Tastatur ein, wird das Element – wenn es sich um eine Schaltfläche handelt – direkt betätigt oder, wenn es sich um ein Tab-Element oder anderes Inhaltselement handelt, geöffnet. Hier sind einige praktische Tastenkombinationen für das Ribbon:

Ansteuern der Ribbon-Elemente per Tastatur

Bild 9: Ansteuern der Ribbon-Elemente per Tastatur

  • Alt + D, N: Neue Datenbank anlegen
  • Alt + D, I, A: Datenbankeigenschaften anzeigen
  • Alt + O, H: Beziehungen-Fenster anzeigen
  • Alt + D, O: Access-Optionen anzeigen
  • Alt + L, F, O: Neues Formular in der Entwurfsansicht anlegen

Statt Alt können Sie auch die Taste F10 verwenden.

Wenn Sie Ribbon-Befehle besonders oft verwenden, lohnt es sich durchaus, sich die Tastenkombinationen dazu anzuschauen – unter Umständen sparen Sie so viel Zeit beim Programmieren mit Access ein.

Wenn Sie das Ribbon einmal mit der Alt-Taste aktiviert haben, können Sie auch mit den Tasten Nach rechts, Nach links, Nach oben und Nach unten im Ribbon navigieren und Befehle oder Aufklappelemente mit der Leertaste oder der Eingabetaste aktivieren.

Entwurf von Formularen und Berichten

Der Entwurf von Formularen, Berichten und den enthaltenen Steuerelementen nimmt einen großen Teil der Zeit beim Entwickeln von Datenbanken ein. Gerade für das Ausrichten und Anpassen der Größe von Steuerelementen gibt es einige hilfreiche Tastenkombinationen. Die folgenden Tastenkombinationen arbeiten mit einem oder mehreren markierten Steuerelementen (gilt zum Beispiel für Access 2016 – unter Access 2010 sind die Funktionen mit und ohne Strg-Taste vertauscht):

  • Nach links, Nach Rechts, Nach oben, Nach unten: Bewegt das ausgewählte Steuerelement um eine Einheit in die jeweilige Richtung, und verankert die linke obere Ecke dabei jeweils an einem Rasterelement. Das Raster ergibt sich aus dem sichtbaren Raster und der Einteilung, die sich aus den Eigenschaften Raster X und Raster Y des Formulars ableitet (siehe Bild 10).
  • Das Raster und die Raster-Eigenschaften

    Bild 10: Das Raster und die Raster-Eigenschaften

  • Strg + Nach links, Strg + Nach rechts, Strg + Nach oben und Strg + Nach unten: Auch dies bewegt das oder die markierten Steuer-elemente, diesmal allerdings jeweils um ein Pixel in die jeweilige Richtung – unabhängig vom Raster.
  • Umschalt + Nach rechts und Umschalt + Nach unten: Vergrößert das oder die markierten Elemente um je eine Einheit entlang des Rasters nach rechts oder nach unten.
  • Umschalt + Nach links und Umschalt + Nach oben: Verkleinert das oder die markierten Elemente um je eine Einheit entlang des Rasters nach links oder nach oben.
  • Strg + Umschalt + Nach Rechts und Strg + Umschalt + Nach unten: Vergrößert das oder die markierten Steuer-elemente jeweils um ein Pixel nach rechts oder nach unten.
  • Strg + Umschalt + Nach links und Strg + Umschalt + Nach oben: Verkleinert das oder die markierten Steuer-elemente jeweils um ein Pixel nach links oder nach oben.

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