Autor: André Minhorst, Duisburg
Die Ausgabe von Adressenlisten in einem Bericht ist in der Regel sehr einfach. Name, Anschrift und Telefonnummern in Detailbereich gesteckt und fertig. Aber in der heutigen – und vor allem im Berufsleben – benötigt man mindestens fünf Telefonnummern, um sicher zu sein, dass man die gewünschte Person auch an das Telefon bekommt. Telefon privat, mobil, beruflich, bei den Eltern und auch noch drei verschiedene Faxanschlüsse – das kann doch keine Adressenliste mehr verpacken. Zumindest keine herkömmliche.
In der Tat ist ein Blatt DIN-A4-Papier – auch im Querformat – manchmal nicht mehr ausreichend, wenn man die Fülle von Kontaktmöglichkeiten in der heutigen Kommunikationsgesellschaft zu Papier bringen möchte.
Auch wenn man sich überlegt, für jede Möglichkeit der Kommunikation – einschließlich einiger E-Mail-Adressen – ein eigenes Feld in einer Tabelle anzulegen, kommt da schon eine ganze Menge zusammen. Und wenn man sich dann überlegt, dass ganz sicher nicht jede Person über alle der zur Verfügung stehenden Kommunikationsmöglichkeiten verfügt, geht auch eine ganze Menge Speicherplatz verloren. Bild 1 zeigt, wie eine solche Tabelle aussehen könnte.
Wenn absehbar ist, dass eine solche Menge Telefonnummern anfällt, kann man eigentlich direkt eine eigene Tabelle für die Telefonnummern anlegen. In der Tabelle speichert man dann auch direkt, um welche Art von Telefonnummer es sich dabei handelt.
Die Tabelle tblAdressen und die Tabelle tblTelefonnummern verknüpft man dann über die Tabelle tblAdressenTelefon miteinander. Die Tabelle tblTelefonnummern ist außerdem über das Feld TelefonArtNr noch mit der Tabelle tblTelefonarten verknüpft. Was sehr kompliziert klingt, erscheint bei Betrachtung von Bild 2 schon etwas klarer.
Eine altbekannte Geschichte ist, dass man Daten in m:n-Beziehungen nur sehr schlecht ohne ein entsprechendes Formular verwalten kann. Daher erstellen Sie schnell eines, um die Eingabe der Telefonnummern komfortable zu gestalten.
Das Hauptformular
Erstellen Sie zunächst das Hauptformular frmAdressen, in dem Sie die den Namen und die Adressdaten speichern.
Geben Sie als Datenherkunft den Namen der Tabelle tblAdressen an. In der Entwurfsansicht können Sie nun die Feldliste aktivieren und alle Felder der Tabelle tblAdressen in den Detailbereich des Formulars ziehen (siehe Bild 3).
Das Unterformular
Nun benötigen Sie noch ein Unterformular zur Anzeige der Telefonnummern namens subfrmAdressen.
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