Adressverwaltung mit Outlook-Schnittstelle, Teil 2

Im ersten Teil dieses Beitrags in Access im Unternehmen haben Sie die Adressverwaltung mit Outlook-Schnittstelle kennen gelernt. Im vorliegenden Beitrag erfahren Sie, wie Sie der Adressverwaltung neben dem Import von Outlook-Adressen einen entsprechenden Export hinzufügen, wie die einzelnen Elemente der Menüleiste genau funktionieren und wie die Berichte zur Ausgabe von Adressenlisten und Stammblättern zu den einzelnen Einträgen der Adressdatenbank aussehen.

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Einnahmen-Überschussrechnung mit Access

Die Erstellung von Einnahmen-Überschussrechnungen ist für die meisten Freiberufler eine Qual: Einmal im Jahr werden alle Rechnungen des abgelaufenen Jahres gesammelt, in eine handschriftliche oder vielleicht per Excel erstellte Liste eingetragen und anschließend ausgewertet. Möglicherweise ist es auch einmal im Monat oder im Quartal soweit, dass das Finanzamt Informationen über eine eventuelle Umsatzsteuervorauszahlung erwartet. In jedem Fall hilft Ihnen die im vorliegenden Beitrag beschriebene Musterlösung weiter. Sie sorgt nicht nur für eine komfortable Eingabe, auch für die Ausgabe in Form eines entsprechenden Berichtes.

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Knowledgebase mit Suchfunktion

Auch erfahrene Access-Entwickler müssen von Zeit zu Zeit passen, wenn knifflige Fragen zu beantwor-ten oder Probleme zu lösen sind. Oft versucht man sich dann mit dem Satz “Ich hab’ da mal was gele-sen …” aus der Affäre zu ziehen (sofern das Gegenüber nicht mit der Frage “Was denn” kontert). Hierbei soll Ihnen die Knowledge-Base (kurz “KB”) helfen, die Ihnen in dieser Musterlösung vorgestellt wird.

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Adressverwaltung mit Outlookschnittstelle

Die Verwaltung von Adressen ist eigentlich eine triviale Angelegenheit. Entweder man arbeitet mit Outlook und speichert dort seine Adressen oder man gibt sich gar nicht erst mit dem Computer ab und verwendet das gute alte Adressbüchlein. Das stürzt wenigstens nie ab und verliert niemals Daten – schon gar nicht auf unerklärliche Weise. Leider taugt das Adressbüchlein genauso wenig als Datenher-kunft für einen Serienbrief mit Word wie Outlook zur Verwaltung von Firmenkontakten mit mehreren Ansprechpartnern. Für fortgeschrittene Anforderungen muss also doch wieder eine Datenbankanwendung herhalten, wie der vorliegende Beitrag zeigt.

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Schulungen und Kurse verwalten, Teil 2

Mit den Anleitungen des ersten Teils dieses Beitrags aus der letzten Ausgabe können Sie eine Schulungsverwaltung erstellen, mit der Schulungsprogramme sowie die angemeldeten Teilnehmer und deren Abschlüsse verwaltet werden. In dieser Ausgabe lernen Sie, wie Sie die Software um eine Raum- und Kursleiterplanung erweitern können. Außerdem erfahren Sie, wie Sie ein Auswahlformular zum Druck von Stunden- und Raumbelegungsplänen entwerfen können.

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Störungen verschiedener Art sind in einem Unternehmen trotz bester Vorkehrungen leider nicht ganz zu verhindern. Ihre Behebung verlangt Übersicht und Organisation der einzelnen Schritte. Zur Erledigung dieser Aufgaben bietet sich die Verwendung einer entsprechend konzipierten Access-Datenbank an, der so genannten TroubleTicket-Verwaltung.

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Schulungen und Kurse verwalten

Die Weiterbildung und Qualifizierung von Mitarbeitern ist einerseits ein wichtiger Faktor zur Sicherung des Know-hows eines Unternehmens und andererseits ein Motivationsfaktor für die Mitarbeiter. Die Verwaltung der Schulungsmaßnahmen kann dabei mit steigender Mitarbeiter- und Kurszahl sehr komplex ausfallen, insbesondere dann, wenn Kurse aufeinander aufbauen oder vorgegebene Noten erzielt werden müssen. Der folgende Beitrag zeigt Ihnen, wie Sie eine Schulungsverwaltung erstellen, mit der Sie komfortabel Teilnehmer zu Kursen anmelden, die Teilnahme kontrollieren und Zertifikate bei Abschluss drucken.

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Fahrtenbuch

Verschiedenste Gründe können das Führen eines Fahrtenbuchs erforderlich machen – egal, ob es sich um den Firmenwagen eines Angestellten oder das Privatfahrzeug eines Selbstständigen handelt. In den meisten Fällen steht hinter dieser Verpflichtung die Forderung des Finanzamts nach einem Nachweis der gefahrenen Strecken, falls Sie geschäftliche Fahrtkosten steuerlich absetzen möchten. Dabei gibt es eine ganze Menge Regeln zu beachten, die sowohl die Art der benötigten Informationen als auch deren Präsentation beeinflussen. Im vorliegenden Beitrag erfahren Sie nicht nur, welche Informationen in einem ordentlichen Fahrtenbuch aufzuführen sind, sondern auch, wie Sie sich die Arbeit per Access-Datenbank erleichtern können.

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Skills mit Access verwalten

Skills ist die “neudeutsche” Bezeichnung für Fähigkeiten oder Kompetenzen von Personen. Dieser Beg-riff ist vor allem bei freiberuflichen IT-Kräften oder Freelancern gang und gäbe, die für unter-schiedliche Unternehmen arbeiten und dort aufgrund ihrer durch die Skills repräsentierten Fähigkeiten für spezielle Aufgaben herangezogen werden. Der Einsatzbereich der hier vorgestellten Da-tenbankanwendung ist die Verwaltung von Personen und deren Skills, um zur rechten Zeit einen geeigneten Mitarbeiter zu finden.

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Getränkeverwaltung mit Access

Jeder Mensch muss regelmäßig Flüssigkeit zu sich nehmen. Ist das nicht gewährleistet, nehmen sein Wohlbefinden und damit auch seine Arbeitsleistung deutlich ab. Je nach Größe eines Unternehmens stehen den Mitarbeitern unterschiedliche Getränkequellen zur Verfügung. In vielen Fällen handelt es sich dabei um eine selbst organisierte Getränkeausgabe, bei der Getränke von Mitarbeitern eingekauft und an Kollegen verkauft werden. Die Frage, wer nun wie viele Getränke welcher Sorte getrunken und damit auch zu bezahlen hat, ist rein organisatorischer Natur – und sicher ein Fall für eine Access-Musterlösung, wie der vorliegende Beitrag zeigen wird.

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