Access im Unternehmen

Es gibt sehr viele Möglichkeiten für Interaktion zwischen Outlook und Access. Sie können Termine, E-Mails, Kontakte oder Aufgaben zwischen den beiden Anwendungen abfragen, synchronisieren, erstellen oder bearbeiten. Sehr stiefmütterlich wurde bisher allerdings das Thema der Anzeige von Outlook-Elementen in Access behandelt. Zum Glück brachte mich neulich ein Leser auf die Idee, das Thema noch einmal aufzugreifen – und lieferte mir auf mein Zögern hin direkt noch ein Beispiel, wie die Integration funktioniert. Wir haben uns dies einmal genau angesehen. Das Ergebnis und die resultierenden Möglichkeiten finden Sie im vorliegenden Beitrag.

Viele Access-Benutzer dürften, wenn Sie schon das Office-Paket auf dem Rechner haben, auch Outlook nutzen – zumindest, um E-Mails zum empfangen, zu senden und zu bearbeiten. Vielen fehlt dabei die Möglichkeit einer stärkeren Interaktion zwischen Access und Outlook, beispielsweise bei Verwendung einer Kundenverwaltung. Eine pfiffige Möglichkeit wäre es, beim Anzeigen einer E-Mail von einem bestimmten Kunden direkt den Kundendatensatz in der Kundenverwaltung zu öffnen. Dies sollte dann auch noch auf möglichst einfache Art und Weise geschehen, beispielsweise per Tastenkombination. Wie das gelingt, zeigt der vorliegende Beitrag.

Nicht alle eingehenden E-Mails, die man erhält, müssen beantwortet werden. Beispiele sind Bestellbestätigungen, Rechnungen et cetera. Diese wollen Sie aber vielleicht aus dem Posteingangs-Ordner in einen anderen Ordner verschieben, der beispielsweise nur E-Mails enthält, die mit Bestellungen zu tun haben. Das gelingt per Drag and Drop relativ schnell. Noch besser wäre aber eine Tastenkombination, mit der wir die Mails in die Zielordner verschieben könnten. Dann brauchen Sie beim Durchgehen des Posteingangs die Hände gar nicht mehr von der Tastatur zu nehmen. Die hier vorgestellte Lösung berührt zwar nicht die Datenbankanwendung Microsoft Access, um die es eigentlich in diesem Magazin geht, aber diese Lösung für effizienteres Arbeiten wollen wir Ihnen nicht vorenthalten.

Da wir in Access seit Version 2013 keine eingebaute Anzeige von Pivot-Tabellen oder -Charts haben, müssen wir uns mit Excel behelfen. Die Grundlagen dazu finden Sie im Beitrag „Pivot-Tabellen und -Diagramme in Excel“. Nun schauen wir uns an, wie wir von Access aus per Schaltfläche ein mit den aktuellen Daten einer dafür vorgesehenen Abfrage nach Excel exportieren und dieser Excel-Datei eine Pivot-Tabelle hinzufügen können.

Microsoft hat die Pivot-Tabellen und -Diagramme mit der Version 2010 aus Access herausgenommen. Damit ist Excel das einzige Produkt in der Office-Familie, dass diese praktische Darstellungsweise von Daten beherrscht. Schauen wir uns also an, wie wir diese nutzen können. Im vorliegenden Beitrag widmen wir uns den Grundlagen von Pivot-Tabellen und -Diagrammen in Excel. In weiteren Beiträgen schauen wir uns dann an, wie wir diese von Access aus füllen und nutzen können, sodass der Benutzer möglichst wenige zusätzliche Handgriffe ausführen muss.