Das Speichern von Datum- und Zeitwerten mit Access birgt wenige Geheimnisse. Sie fügen einer Ta-belle ein Feld vom Datentyp “Datum/Zeit” hinzu und schon können Sie Werte in dieses Feld eingeben. Die tägliche Praxis im Umgang mit Datum- und Zeitwerten stellt aber höhere Anforderungen. Mit den Tipps aus dem folgenden Beitrag können Sie die meisten der sich stellenden Fragen beantworten.
Ein Wert mit vielen Gesichtern
Innerhalb Deutschlands geben die meisten Men-schen einen Datumswert intuitiv als 5.3.2023, als 05.03.2023 oder schreibfaul als 5.3.23 oder mit Mischformen ein. Access kann all diese Schreibweisen verstehen und interpretiert sie als den gleichen Tag, den 5.3.2023.
Selbst Angaben im Klartext wie beispielsweise 5. März 2023 sind bei der Dateneingabe erlaubt. Sie müssen lediglich darauf achten, dass Ihre Eingabe den in der Systemsteuerung von Windows getätigten Ländereinstellungen entspricht.
Wie speichert Access Datum- und Zeitwerte?
Dass Access Ihre Eingabe richtig versteht, können Sie leicht feststellen, indem Sie ein Formular mit einem Textfeld namens txtDatumZeit anlegen.
Fügen Sie dem Formular ein weiteres Textfeld namens txtDatum mit dem folgenden Steuerelementinhalt hinzu:
=Format([txtDatumZeit];"tt.mm.jjjj")
Mit einem weiteren Textfeld namens txtZeit können Sie die Zeitangabe aus dem Eingabewert ermitteln. Geben Sie für dieses den folgenden Steuerelementinhalt ein:
=Format([txtDatumZeit];"hh:nn:ss")
Access erkennt selbständig, dass der eingegebene Text ein Datum- und Zeitwert ist und wandelt ihn in automatisch in diesen Datentyp um. Die Format-Funktion formatiert den Wert aus dem Steuerelement txtDatumZeit im ersten Fall als Datums- und im zweiten Fall als Zeitwert.
Mit tt.mm.jjjj erhalten Sie die Anzeige mit zwei-stelligem Tages-, zweistelligem Monats- und vierstelligem Jahreswert. Das Zeitformat zeigt Stunden, Minuten und Sekunden ebenfalls zwei-stellig an.
Nun können Sie nacheinander verschiedene Datumswerte in das Textfeld eingeben und beobachten, welchen Datumswert und welchen Zeitwert Access ermittelt.
Ein Beispiel hierfür sehen Sie in Bild 1.
Bild 1: Mit diesem Formular können Sie prüfen, ob Access Ihre Datums- und Zeiteingabe versteht.
Sie können allerlei verschiedene Eingaben für den gleichen Tag tätigen. Wenn Sie wissen wollen, wie Access die Werte intern speichert, dann fügen Sie dem Formular drei weitere Steuerelemente mit folgenden Formeln als Steuerelementinhalt hinzu:
=ZDouble(ZDate([txtDatumZeit])) =DatWert([txtDatumZeit]) =ZeitSeriellStr([txtDatumZeit])
Besonders interessant ist die ZDate-Funktion (englisch: CDate). Diese Funktion wandelt irgendeinen Wert, in diesem Fall die eingegebene Zeichenkette, in den Datentyp DatumZeit um. Der anschließende Aufruf von ZDouble (englisch: CDbl) führt dazu, dass Access den berechneten Wert als Zahl mit Nachkommastellen anzeigt. Ein Beispiel hierfür sehen Sie in Bild 2.
Bild 2: Beispiel für die Umrechnung eines Datum- und Zeitwertes in einen Double-Wert.
Access wandelt beispielsweise 14.03.2023 10:35:32 in den Double-Wert 499,4413425926 um. Der Grund hierfür besteht darin, dass Access Datums- und Zeitwerte als Double-Werte kodiert.
Der ganzzahlige Anteil speichert die Anzahl der Tage in Bezug auf den 30.12.1899. Negative Werte geben die Anzahl der Tage vor diesem Datum an und positive Werte die Anzahl der Tage nach diesem Datum.
Der Nachkommanteil entspricht jeweils der seit 0 Uhr vergangen Zeit. Der Zeitpunkt 30.12.1899 0:00:00 entspricht dem Double-Wert 0,0.
Rechnen mit Datum und Zeit
Aufgrund der internen Umrechnung in Double-Werte können Sie mit Datum- und Zeitwerten rechnen. Bei der Addition von zwei Werten erhalten Sie absolut sinnvolle Ergebnisse. Das in Bild 3 gezeigte Beispielformular enthält zwei Textfelder zur Dateneingabe.
Bild 3: Beispiel für die Addition von zwei Datum-/Zeit-Werten
Der eingegebene Text wird jeweils wie oben beschrieben mit ZDate() und ZDouble() in einen Double-Wert umgerechnet. Das Textfeld txtSumme berechnet dann die Summe aus den beiden Werten. Das unterste Textfeld zeigt den berechneten Wert als Standarddatum formatiert an.
Im Beispiel wurden zu dem Datum/Zeit-Wert 14.03.2023 23:00:00 zwei Stunden hinzuaddiert. Als Ergebnis erhalten Sie den Datum/Zeit-Wert 15.03.2023 01:00:00.
Hinweis: Beim Rechnen mit Datum/Zeit-Werten dürfen Sie nur positive Zahlen oder nur ganze Zahlen verwenden. Bei Datumswerten vor dem 30.12.1899 wird dem negativen ganzzahligen Anteil der positive Nachkommaanteil hinzugerechnet.
Wenn Sie beispielsweise dem Datum/Zeit-Wert 15.12.1899 23:00:00 (entspricht -15,9583333333333) zwei Stunden (entspricht 0,0833333333333333) hinzuaddieren, dann erhalten Sie das fehlerhafte Ergebnis 15.12.1899 21:00:00.
Funktionen für Datum und Zeit
Access verfügt über eine ganze Reihe eingebauter Funktionen für die Berechnung von Datum- und Zeit-Werten. Mit der Jetzt-Funktion erhalten Sie die aktuelle Systemzeit inklusive Datum. Die Datum-Funktion liefert nur das Datum, die Jetzt-Funktion nur die Zeit.
Addieren von Zeitintervallen
Mit der DatAdd-Funktion (englisch: DateAdd) können Sie eine Sekunde (s), eine Minute (n), eine Stunde (h), einen Tag (d), einen Wochentag (w), einen Tag des Jahres (y), eine Woche (ww), einen Monat (m), ein Quartal (q) oder ein Jahr (yyyy) zu einem Datumswert hinzuaddieren. Die in Klammern angegebenen Werte können Sie als Parameter für die DatAdd-Funktion verwenden. Bild 4 zeigt exemplarisch das Addieren einer Woche und eines Monats zu einem Datumswert.
Bild 4: Addition einer Woche und eines Monats zu einem Datumswert
Die in der Abbildung gezeigten Werte können Sie mit den folgenden beiden Ausdrücken berechnen:
=DatAdd("ww";1;[txtDouble1])
=DatAdd("m";1;[txtDouble1])
Differenz in Tagen, Wochen und Monaten
Für viele Berechnungen benötigen Sie die Differenz zwischen zwei Datumswerten nicht einfach nur als Double-Zahl, sondern als konkret benanntes Intervall.
Mit der DateDiff-Funktion ermitteln Sie die Differenz zwischen zwei Zeitpunkten in Sekunden (s), Minuten (n), Stunden (h), Wochen (ww), Wochentagen (w), Tagen (d), Tagen des Jahres (y), Monaten (m), Quartalen (q) und Jahren (y) . So berechnet beispielsweise der Ausdruck
=DatDiff("d";[txtDouble1];[txtDouble2];2;2)
die Differenz zwischen zwei Datumswerten in Tagen. Der erste Parameter bezeichnet das Intervall. Das d für englisch Day veranlasst Access, die Differenz in Tagen zu berechnen. Der zweite und dritte Parameter bezeichnen zwei Steuerelemente mit Datumswerten.
Parameter Nummer vier und fünf sind optional, sollten aber im deutschsprachigen Raum angegeben werden.
Diese beiden Parameter bestimmen, wie Access die Kalenderwochen zählt. Mit der ersten 2 legen Sie fest, dass der erste Tag einer Woche der Montag (2 = vbMonday) ist. Mit der zweiten 2 legen Sie fest, dass die erste Kalenderwoche eines Jahres die erste Woche im neuen Jahr mit mindestens 4 Tagen ist.
Etwas seltsam ist die Unterscheidung zwischen der Differenz in Wochentagen (w) und Wochen (ww). Falls Sie dieses Thema interessiert, sollten Sie sich den genauen Text in der Hilfe durchlesen.
Eine verständliche Interpretation des Hilfetextes könnte wie folgt lauten: Bei Verwendung des Parameters w berechnet Access die Anzahl voller Kalenderwochen mit 7 Tagen, die zwischen den beiden Datumswerten liegen.
Bei Verwendung des Parameters ww zählt Access die Anzahl der Sonntage zwischen den beiden Datumswerten. Dabei wird das zweite Datum nicht mitgezählt, sofern es auf einen Sonntag fällt. Dieser Wert ist entweder gleich oder größer als der mit w ermittelte.
Wenn Sie wie in Bild 5 beispielsweise die Wochen von Sonntag, den 5.3.2023 bis Montag, den 13.3.2023 mit DateDiff berechnen, dann erhalten Sie bei Verwendung des Parameters w ein Ergebnis von einer Woche und bei Verwendung des Parameters ww ein Ergebnis von zwei Wochen. Tatsächlich liegen zwischen den beiden Zeitpunkten acht Tage.
Bild 5: Berechnungen mit DateDiff
Wenn Sie hingegen die Differenz von Sonntag, den 5.3.2023 und Sonntag, den 12.3.2023 berechnen, dann ermitteln beide Parameter den gleichen Wert 1 als Ergebnis. Der Grund besteht darin, dass auch bei Verwendung von ww der zweite Sonntag nicht mitgezählt wird.
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