Kategorie: Formulare und Steuerelemente

Neulich ärgerte ich mich mal wieder über die fehlende Ergonomie einer meiner Datenbanken. Dort bewege ich mich in einem Detailformular öfter mal ein paar hundert Datensätze vor oder zurück. Das geht entweder per Navigationsschaltflächen (wenn der gesuchte Datensatz in der Nähe liegt) oder per Filter über die Datensatz-ID. Eine elegantere Lösung wäre eine Art Datensatz-Bildlaufleiste, mit der man den Datensatzzeiger schneller vor- und zurückspringen lassen kann. Schauen wir also, ob sich das mit Access realisieren lässt.

Eigentlich bieten die Datenblatt- und auch die Formularansicht eine Menge Werkzeuge, mit denen der Benutzer die Daten nach Wunsch filtern oder sortieren kann. Dummerweise stehen diese Möglichkeiten in der Runtime-Version von Access nicht zur Verfügung. Damit Sie auch Benutzer ohne Vollversion mit dem gewohnten Komfort beglücken können, bringen wir Ihren Formularen neue Techniken zum Aufruf von Filtern und Sortierungen bei.

Unterformulare zeigen meist vom Hauptformular abhängige Daten in der Datenblattansicht an – beispielsweise die Projekte eines Kunden oder die Artikel einer Kategorie. Manchmal dient das Hauptformular aber auch nur der Steuerung des Zugriffs auf die Daten im Unterformular und liefert etwa eine Einfügen-, Detailansicht/Bearbeiten- oder Löschen-Schaltfläche für die Bearbeitung der im Unterformular angezeigten Datensätze. In diesem Beitrag zeigen wir, wie Sie ein solches Formular anlegen und die Steuerelemente zum Steuern des Unterformulars ausstatten.

Die Datenblattansicht ist die flexibelste Möglichkeit, um Daten in Tabellenform anzuzeigen. Dies geht sogar soweit, dass der Benutzer selbst die Spaltenbreiten anpassen kann, um jeweils den kompletten Inhalt der Felder einer Spalte anzuzeigen. Normalerweise brauchen Sie für das Einstellen der optimalen Breite jedoch zumindest einen Doppelklick je Spalte. Wir zeigen, wie Sie dies noch viel schneller und einfacher hinbekommen – bis hin zur vollautomatischen Lösung.

Viele Anwendungen zeigen Daten in Haupt- und Unterformularen an, wobei das Unterformular Daten einfacher Tabellen enthält (etwa Adressen) oder Haupt- und Unterformular verknüpfte Daten darstellen (zum Beispiel Kunden und Projekte). Die Daten im Unterformular können dann zwar möglicherweise direkt an Ort und Stelle bearbeitet werden, aber wenn das im Unterformular dargestellte Objekt viele Felder enthält, sollten Sie dafür ein spezielles Detailformular bereitstellen. Mit diesem kann der Benutzer dann neue Datensätze anlegen und bestehende bearbeiten. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie ein solches Detailformular aufbauen und es für die verschiedenen Bearbeitungsarten einsetzen.

Die Datenherkunft eines Unterformulars ändert sich in der Regel zur Laufzeit nicht – es wird höchstens mal ein Filter oder eine Sortierung angewendet. Gelegentlich soll das gleiche Unterformularsteuerelement zwar mal das Unterformular wechseln, aber auch dies ist kein Problem. Interessant wird es, wenn Sie ein einziges Unterformular zur Laufzeit mit verschiedenen Datenherkünften ausstatten möchten. Sie können zwar Tabellen oder Abfragen statt eines richtigen Formulars als Unterformular angeben, aber diese bieten natürlich keine Möglichkeit, auf Ereignisse zu reagieren. Wir zeigen, wie Sie ein einziges Unterformular flexibel mit beliebigen Daten füllen.

Kennen Sie auch noch die guten alten Register-Einlagen für Aktenordner, die den Inhalt entweder nach Zahlen oder Buchstaben sortieren Ein solches Register können Sie auch unter Access in einem Formular nachbilden, beispielsweise für den schnellen Zugriff auf die Daten aller Kunden, deren Name mit einem bestimmten Buchstaben beginnt. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie schnell ein solches Register erstellen und mit der gewünschten Funktion versehen.

Lookuptabellen speichern meist Werte, die zum Vermeiden von Redundanzen und Inkonsistenzen aus einer anderen Tabelle ausgelagert wurden. Die Formulare für ihre Bearbeitung sehen meist gleich aus: Ein Hauptformular mit einer OK-Schaltfläche, ein Unterformular mit den Daten – das war es. Solche Formulare braucht man nicht für jede dieser Tabellen einzurichten: Es reicht ein einziges, dem Sie nur noch mitteilen, aus welcher Tabelle oder Abfrage die angezeigten Felder stammen sollen.

Wenn Sie die Daten zweier Tabellen mit einer einfachen Verknüpfungstabelle zu einer m:n-Beziehung verbunden haben, können Sie die Daten auf verschiedenste Arten verwalten. Wir stellen eine nicht so oft verwendete, aber dennoch sehr ergonomische Variante vor. Dabei erfolgt die Zuordnung ausschließlich über das Aktivieren oder Deaktivieren eines Kontrollkästchens für den gewünschten Eintrag.

Access liefert zwar eine hilfreiche Suchfunktion, mit der Sie die in der Datenblattansicht angezeigte Daten sortieren oder filtern können, aber wirklich übersichtlich und intuitiv ist diese nicht. Also legen wir selbst Hand an und bauen uns ein eigenes Suchformular, dass die verschiedenen Steuerelementtypen der Datenblattansicht berücksichtig und dieses gleich entsprechend der definierten Suche filtert.