Kategorie: Tabellen und Datenmodellierung

Während Sie eine Datenbank entwickeln, geben Sie Beispieldaten ein, testen die neu hinzugefügten Formulare und VBA-Prozeduren anhand dieser Daten, prüfen das Ergebnis und stellen die Beispieldaten gegebenenfalls wieder her, um weitere Tests mit geänderten Prozeduren durchzuführen. Bei komplizierteren Prozeduren kann dies einige Iterationen in Anspruch nehmen und das manuelle Bereitstellen der Testdaten wird zu einer hinderlichen und zeitraubenden Prozedur. Zu diesem Zweck stellen wir im vorliegenden Beitrag Techniken vor, mit denen Sie per Knopfdruck alle Daten aus definierten Tabellen sichern und diese mit einem weiteren Knopfdruck wiederherstellen.

Zum Kopieren von Datensätzen aus einer Tabelle in die nächste gibt es verschiedene Varianten. Zunächst einmal gibt es die grobe Aufteilung von Methoden, die rein mit den Befehlen der DAO-Bibliothek auskommen – also solche, die ein Recordset referenzieren oder anlegen und dann die einzelnen Felder füllen. Dann stehen noch die Aktionsabfragen von SQL zur Verfügung, die wiederum über eine Methode der DAO-Bibliothek aufgerufen werden, aber ganz andere Möglichkeiten bieten als AddNew, Edit und Update. Und dann kommen mit Access 2007 noch die Anlagefelder hinzu, die eine eigene hintergelagerte Tabelle zum Speichern ihrer Daten verwenden. Der vorliegende Artikel stellt die verschiedenen Möglichkeiten zum Kopieren von Datensätzen mit Anlagefeldern vor.

Die üblichen Beispiele zum Thema Bestellverwaltung gehen vereinfachend davon aus, dass immer alle Artikel vorhanden sind und dementsprechend auch in Rechnung gestellt werden können. In der Realität sieht dies anders aus: Natürlich ist nicht immer gewährleistet, dass alle angebotenen Artikel auch verfügbar sind. In diesem Fall lassen sich Lieferungen und Rechnungen nur schwer organisieren. Also kümmern wir uns nochmals um die entsprechenden Tabellen, Formulare und natürlich auch um die Berichte.

In der Tabelle MSysObjects verwaltet Access Informationen zu den in der Datenbank enthaltenen Objekten. Diese Tabelle kann sich als echte Hilfe erweisen: Sie liefert, mit der richtigen Abfrage angesprochen, beispielsweise alle Tabellen der Datenbank oder auch alle Objekte der anderen Objekttypen wie Abfrage, Formulare, Berichte et cetera. Dieser Beitrag zeigt, was Sie alles mit der Tabelle MSysObjects anfangen können.

Ab Access 2010 können Sie mit den Datenmakros auf eine triggerähnliche Technik zugreifen. Damit definieren Sie direkt in der Tabelle, was beim Hinzufügen, Ändern oder Löschen von Daten geschehen soll – unabhängig davon, ob diese Änderung direkt in der Tabelle, über ein Formular, per Aktionsabfrage oder auch per VBA angestoßen wurde. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie die Datenmakros nutzen können.

Eigentlich sollte man meinen, die Verwaltung von Liefer- und Rechnungsadressen sollten kein großes Problem sein. In der Tat ergeben sich aber je nach Definition Probleme: Was ist beispielsweise, wenn die eine Datenbank Kundenadressen sammelt und bei Bedarf eine zusätzliche Rechnungsadresse aufnimmt, die andere neben den Kundenadressen eine Lieferadresse notiert Und wenn Sie diese Daten dann noch in Rechnungsberichten verwenden oder zusammenführen möchten Lesen Sie einfach weiter und tauchen Sie ein in die Probleme der Adressverwaltung – und ihre Lösung.

Haben Sie auch Kunden, die Ihre Daten in mehreren Datenbanken und/oder Tabellen halten und diese gern zusammenführen möchten Oder kommt das vielleicht sogar bei Ihnen selbst vor Das ist kein Grund zum Schämen: Auch dem Autor dieser Zeilen passiert so etwas. Das ist aber nicht schlimm, wenn man weiß, wie man die Daten zuverlässig in einer einzigen Datenbankanwendung zusammenführt. Im konkreten Fall geht es um zwei Kundendatenbanken für verschiedene Produkte, die vereinigt werden sollten.

Während Sie eine Datenbank programmieren, fällt unter Umständen eine ganze Menge Datenmüll an – Datensätze, die beim Test eingegeben werden und die Sie nicht mehr benötigen. Dafür wäre ein Satz realistischer Daten nicht schlecht. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie das komplette Datenmodell einer Datenbank in einer zweiten Datenbank vorhalten und diese per Mausklick über die Tabellen der aktuell bearbeiteten Datenbank schreiben – und zwar inklusive Beziehungen.

Tabellen, Abfragen und die darin definierten Felder enthalten eine unscheinbare und fast nie genutzte Eigenschaft namens Beschreibung. Diese kann, richtig eingesetzt, sehr nützlich sein. So können Sie dort einen Teil der Dokumentation Ihrer Datenbank unterbringen und später viel Arbeit mit der eigentlichen Dokumentation sparen (mehr dazu im Beitrag „Tabellen und Felder dokumentieren“). Aber der Inhalt dieser Eigenschaft ist noch an ganz anderen Stellen nützlich – wenn Sie diese richtig einsetzen.