Access im Unternehmen

Es gibt seit vielen Jahren einen Bug in Access-Formularen, der möglicherweise Entwickler und Benutzer in den Wahnsinn treibt. Dabei geht es darum, dass neue oder geänderte Datensätze beim Schließen des Formulars nicht automatisch gespeichert werden. Stattdessen findet man neue Datensätze einfach nicht in der entsprechenden Tabelle vor und bei vermeintlich geänderten Datensätzen wurde die Änderung nicht übernommen. Dies geschieht, wenn man das Formular auf eine bestimmte Art schließt und Restriktionen in der zugrunde liegenden Tabelle dafür sorgen, dass der Datensatz nicht gespeichert werden kann. Wird zum Beispiel ein Pflichtfeld nicht gefüllt und das Formular geschlossen, verwirft Access den neuen Datensatz einfach, anstatt eine entsprechende Meldung zu liefern. Dieser Beitrag dokumentiert das Fehlverhalten und zeigt, welche Möglichkeiten wir zum Umgehen dieses Problems haben.

Eine gute Basis für das Anzeigen und Bearbeiten von Daten ist die folgende Konstellation: Wir verwenden ein Haupt- und Unterformular, um die Daten einer Tabelle in einer Übersichtsansicht anzuzeigen. Dabei können wir die Daten, die im Unterformular angezeigt werden, filtern und sortieren. Außerdem stellen wir Schaltflächen bereit, mit denen wir die Datensätze anlegen, bearbeiten und löschen können. Zum Bearbeiten verwenden wir ein weiteres Formular, das die Daten in einer übersichtlichen Ansicht darstellt. Zusätzlich fügen wir noch ein den Code hinzu, der für das Interagieren der Formulare untereinander notwendig ist. Diese Konstellation von Formularen können wir für alle möglichen Tabellen verwenden und schaffen so die Basis einer professionellen Anwendung. Anpassungen können schließlich dort vorgenommen werden, wo m:n- oder 1:n-Beziehungen dargestellt werden sollen.

Im Beitrag „Icons in Access-Formularen und Berichten“ (www.access-im-unternehmen.de/1235) haben wir schon einmal eine Möglichkeit aufgezeigt, wir man Formulare und Berichte in Access mit individuellen Icons ausstatten kann. So kann man beispielsweise ein Formular zum Bearbeiten eines Kunden mit dem gleichen Icon ausstatten, das man auch für die Schaltfläche zum Öffnen dieses Formulars im Ribbon untergebracht hat. Der Benutzer kann so noch besser erkennen, worum es im Formular geht. In der vorherigen Fassung der Lösung hatten wir allerdings noch das Problem, dass wir die Icons, die links oben in Formularen und Berichten erscheinen sollten, noch im Dateisystem speichern mussten. Das kann aus diversen Gründen zu Problem führen und daher sind wir froh, hier den nächsten Schritt gehen zu können: Das direkt Einlesen der Icons aus der Tabelle „MSysResources“ und anschließendes Anzeigen in Formulare und Berichten.