Kategorie: Formulare und Steuerelemente

Wenn Sie eine Datenbank an die Benutzer weitergeben, verwenden Sie je nach Zielgruppe eine .accde-Datenbank, also eine Datenbank, in welcher der Entwurf von Tabellen, Abfragen, Formularen, Berichten und VBA nicht mehr möglich ist. Damit schützen wir auch den wertvollen VBA-Code vor den Blicken anderer Menschen. Es bringt aber auch mit sich, dass Änderungen an Eigenschaften wie Spaltenbreiten, Spaltenreihenfolge oder die Sichtbarkeit der Spalten nicht gespeichert werden können, da es sich dabei um Änderungen des Designs des Formulars in der Datenblattansicht handelt. Gerade wenn Benutzer die Datenblätter nach ihren eigenen Vorlieben umgestalten und dies bei jedem Öffnen eines Formular erneut erledigen müssen, macht sich schnell Frustration breit. Daher zeigen wir in diesem Beitrag, wie Sie eine Funktion zum Speichern und Wiederherstellen der Spalteneigenschaften von Formularen in der Datenblattansicht programmieren können.

Die Datenblattansicht ist sehr hilfreich, wenn man die Daten aus Tabellen oder Abfragen in tabellarischer Form darstellen möchte. Sie bietet außerdem Funktionen zum Anpassen der Spalten, der Sortierung und auch der Filter. Zusätzlich können wir damit nicht nur einen Datensatz markieren, sondern gleich mehrere. Wir erhalten zwar nicht den Komfort wie im Listenfeld, wo wir nicht nur zusammenhängende, sondern auch einzelne Einträge selektieren können, aber immerhin ist es grundsätzlich möglich, bei gedrückter Maustaste mehr als einen Eintrag zu auszuwählen. Die Frage ist nur: Was machen wir mit diesem selektierten Bereich? Das Listenfeld bietet eigene Eigenschaften, mit denen wir auf die markierten Elemente zugreifen können. Das ist in der Datenblattansicht nicht der Fall. Das soll uns jedoch nicht davon abhalten, die gewünschten Daten weiterzuverarbeiten.

Immer wieder taucht die Anforderung auf, dass wir prüfen müssen, ob ein Formular geöffnet ist. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn man von einem anderen Formular oder Modul aus auf die Inhalte des fraglichen Formulars zugreifen möchte. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, zu prüfen, ob das Formular geöffnet ist. In diesem Beitrag schauen wir uns die verschiedenen Möglichkeiten an.

In einem anderen Beitrag namens „Mehrwertige Felder mit Wertliste loswerden“ (www.access-im-unternehmen.de/1493) beschreiben wir, wie man die in Access 2010 eingeführten mehrwertige Felder durch m:n-Beziehungen ersetzt. Es fehlt dann allerdings die praktische Liste mit Kontrollkästchen, mit der man einen oder mehrere der zu verknüpfenden Elemente einfach markieren kann. Auf diese Weise lassen sich schnell die Kategorien zu einem Produkt oder auch die Ausstattungen für Fahrzeuge zusammenklicken. Da für uns das Motto „Wer A sagt, muss auch B sagen“ gilt, liefern wir also noch eine Möglichkeit hinterher, um die aus den mehrwertigen Feldern in eine m:n-Beziehung überführten Daten auf praktische Weise anzuzeigen.

In vielen bisherigen Lösungen haben wir für die Schnellsuche im Listenfeld oder auch in Unterformularen in der Datenblattansicht ein Textfeld als Suchfeld verwendet. Direkt bei Eingabe eines jeden Zeichens wurde das Suchergebnis aktualisiert. In diesem Beitrag wollen wir einmal eine noch ergonomischere Version vorstellen. Der Unterschied soll so aussehen, dass man den Suchbegriff eingeben kann, während das Listenfeld den Fokus hat. Es soll also kein Wechseln vom Suchfeld zum Listenfeld und zurück nötig sein, wenn man durch die Suche den gewünschten Datensatz vorgefunden hat und diesen beispielsweise markieren und beispielsweise durch Betätigen der Eingabetaste eine Aktion für diesen Eintrag durchführen möchte. Wir zeigen dies am Beispiel aus dem Beitrag „m:n-Beziehung mit Listenfeld und Datenblatt“ (www.access-im-unternehmen.de/1510).

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine m:n-Beziehung zwischen zwei Tabellen in Formularen abzubilden: Mit zwei Listenfeldern, mit einem Haupt- und einem Unterformular und viele weitere. In diesem Beitrag schauen wir uns eine Kombination aus Listenfeld und Datenblatt an. Dabei betrachten wir das Beispiel von Fahrzeugen und Ausstattungsmerkmalen. Eigentlich sollte man meinen, das wäre eine reine m:n-Beziehung, in der die Verknüpfungstabelle nur die Zuordnung der Merkmale zu den Fahrzeugen vornimmt. Allerdings liefert einer unserer Kunden ein Beispiel, bei dem es etwas aufwendiger wird: Zusätzlich zur reinen Zuordnung soll auch noch festgelegt werden können, welche Ausstattungsmerkmale mit auf das Preisschild sollen und welche Serien- und welche Sonderausstattungen es gibt. Kein Problem: Dann bauen wir einfach eine ergonomische Lösung für diesen Fall, wie dieser Beitrag zeigt.

Eine gute Basis für das Anzeigen und Bearbeiten von Daten ist die folgende Konstellation: Wir verwenden ein Haupt- und Unterformular, um die Daten einer Tabelle in einer Übersichtsansicht anzuzeigen. Dabei können wir die Daten, die im Unterformular angezeigt werden, filtern und sortieren. Außerdem stellen wir Schaltflächen bereit, mit denen wir die Datensätze anlegen, bearbeiten und löschen können. Zum Bearbeiten verwenden wir ein weiteres Formular, das die Daten in einer übersichtlichen Ansicht darstellt. Zusätzlich fügen wir noch ein den Code hinzu, der für das Interagieren der Formulare untereinander notwendig ist. Diese Konstellation von Formularen können wir für alle möglichen Tabellen verwenden und schaffen so die Basis einer professionellen Anwendung. Anpassungen können schließlich dort vorgenommen werden, wo m:n- oder 1:n-Beziehungen dargestellt werden sollen.

Es gibt seit vielen Jahren einen Bug in Access-Formularen, der möglicherweise Entwickler und Benutzer in den Wahnsinn treibt. Dabei geht es darum, dass neue oder geänderte Datensätze beim Schließen des Formulars nicht automatisch gespeichert werden. Stattdessen findet man neue Datensätze einfach nicht in der entsprechenden Tabelle vor und bei vermeintlich geänderten Datensätzen wurde die Änderung nicht übernommen. Dies geschieht, wenn man das Formular auf eine bestimmte Art schließt und Restriktionen in der zugrunde liegenden Tabelle dafür sorgen, dass der Datensatz nicht gespeichert werden kann. Wird zum Beispiel ein Pflichtfeld nicht gefüllt und das Formular geschlossen, verwirft Access den neuen Datensatz einfach, anstatt eine entsprechende Meldung zu liefern. Dieser Beitrag dokumentiert das Fehlverhalten und zeigt, welche Möglichkeiten wir zum Umgehen dieses Problems haben.