Kategorie: Interaktiv

Nicht alle eingehenden E-Mails, die man erhält, müssen beantwortet werden. Beispiele sind Bestellbestätigungen, Rechnungen et cetera. Diese wollen Sie aber vielleicht aus dem Posteingangs-Ordner in einen anderen Ordner verschieben, der beispielsweise nur E-Mails enthält, die mit Bestellungen zu tun haben. Das gelingt per Drag and Drop relativ schnell. Noch besser wäre aber eine Tastenkombination, mit der wir die Mails in die Zielordner verschieben könnten. Dann brauchen Sie beim Durchgehen des Posteingangs die Hände gar nicht mehr von der Tastatur zu nehmen. Die hier vorgestellte Lösung berührt zwar nicht die Datenbankanwendung Microsoft Access, um die es eigentlich in diesem Magazin geht, aber diese Lösung für effizienteres Arbeiten wollen wir Ihnen nicht vorenthalten.

Viele Access-Benutzer dürften, wenn Sie schon das Office-Paket auf dem Rechner haben, auch Outlook nutzen – zumindest, um E-Mails zum empfangen, zu senden und zu bearbeiten. Vielen fehlt dabei die Möglichkeit einer stärkeren Interaktion zwischen Access und Outlook, beispielsweise bei Verwendung einer Kundenverwaltung. Eine pfiffige Möglichkeit wäre es, beim Anzeigen einer E-Mail von einem bestimmten Kunden direkt den Kundendatensatz in der Kundenverwaltung zu öffnen. Dies sollte dann auch noch auf möglichst einfache Art und Weise geschehen, beispielsweise per Tastenkombination. Wie das gelingt, zeigt der vorliegende Beitrag.

Es gibt sehr viele Möglichkeiten für Interaktion zwischen Outlook und Access. Sie können Termine, E-Mails, Kontakte oder Aufgaben zwischen den beiden Anwendungen abfragen, synchronisieren, erstellen oder bearbeiten. Sehr stiefmütterlich wurde bisher allerdings das Thema der Anzeige von Outlook-Elementen in Access behandelt. Zum Glück brachte mich neulich ein Leser auf die Idee, das Thema noch einmal aufzugreifen – und lieferte mir auf mein Zögern hin direkt noch ein Beispiel, wie die Integration funktioniert. Wir haben uns dies einmal genau angesehen. Das Ergebnis und die resultierenden Möglichkeiten finden Sie im vorliegenden Beitrag.

Im Beitrag „Outlook-Folder in Access anzeigen“ liefern wir die Grundlagen zur Anzeige von Outlook-Ordnern in Access-Formularen. Dabei haben wir die einzelnen Outlook-Ordner in einem einfachen Listenfeld zur Auswahl angeboten. Im Beitrag „E-Mails verwalten mit dem Outlook View Control“ wollen wir dies ein wenig professioneller gestalten und die Outlook-Ordner in einem TreeView-Steuerelement anzeigen. Wie das gelingt, erfahren Sie im vorliegenden Beitrag.

Microsoft hat die Pivot-Tabellen und -Diagramme mit der Version 2010 aus Access herausgenommen. Damit ist Excel das einzige Produkt in der Office-Familie, dass diese praktische Darstellungsweise von Daten beherrscht. Schauen wir uns also an, wie wir diese nutzen können. Im vorliegenden Beitrag widmen wir uns den Grundlagen von Pivot-Tabellen und -Diagrammen in Excel. In weiteren Beiträgen schauen wir uns dann an, wie wir diese von Access aus füllen und nutzen können, sodass der Benutzer möglichst wenige zusätzliche Handgriffe ausführen muss.

Da wir in Access seit Version 2013 keine eingebaute Anzeige von Pivot-Tabellen oder -Charts haben, müssen wir uns mit Excel behelfen. Die Grundlagen dazu finden Sie im Beitrag „Pivot-Tabellen und -Diagramme in Excel“. Nun schauen wir uns an, wie wir von Access aus per Schaltfläche ein mit den aktuellen Daten einer dafür vorgesehenen Abfrage nach Excel exportieren und dieser Excel-Datei eine Pivot-Tabelle hinzufügen können.

Immer wieder erhalten wir Fragen danach, wie man PDF-Dokumente einfach in Access-Formularen anzeigen kann. Die einfachste Variante scheint die mit dem Web-Browser-Steuerelement zu sein, mit dem man zu einem auf der Festplatte befindlichen PDF-dokument navigiert. Der vorliegende Beitrag zeigt nicht nur, wie Sie das Dokument anzeigen, sondern liefert auch noch einige Möglichkeiten für die Handhabung des PDF-Dokuments. Dazu gehören das Zoomen, Drucken, Einstellen verschiedener Ansichten und Layouts und vieles mehr.

Mich erreichen immer wieder Anfragen, wie man die Daten seiner Access-Datenbank ins Internet bringt. Dazu gibt es mehrere Möglichkeiten, die alle auf einen Punkt hinauslaufen: eine Datenbank auf Basis eines RDBMS wie MySQL, SQL Server oder eines anderen Systems, das auf einem Webserver liegt, nimmt die Daten auf und man greift von Access aus über ODBC auf diese Daten zu. Während Microsoft mit seinem Azure-Dienst eine Möglichkeit anbietet, SQL Server-Datenbanken über das Internet verfügbar zu machen, gibt es genügend weitere Internetanbieter, die virtuelle Webserver für sie hosten und damit auch einen MySQL-Server bereitstellen. Und man muss ja nicht gleich eine Webseite bauen, sondern kann auch nur die MySQL-Datenbank nutzen. Wie das gelingt, zeigen wir am Beispiel eines recht günstigen Anbieters, nämlich Contabo. Im ersten Teil der Beitragsreihe zeigen wir, wie Sie einen Virtual Private Server mieten und unter Plesk Datenbanken verwalten.

Im Beitrag „Von Access nach Wordpress“ haben wir Routinen entwickelt, mit denen wir den Inhalt eines Textfeldes in SQL-Anweisungen exportiert und damit eine Wordpress-Webseite gefüllt haben. Der Weg dorthin war nicht so einfach, wie es in diesem Beitrag beschrieben wurde. In der Tag lag der HTML-Code mit den Artikeln so vor, dass er in einem anderen Content Management System, hier Typo3, optimal angezeigt wurde. Wenn wir diesen HTML-Code in das Wordpress-System importiert haben, sah das optisch allerdings nicht so ansprechend aus. Wir mussten also noch einige Änderungen am HTML-Code vornehmen. Für Handarbeit war das bei rund 1.000 Artikel zu viel, also war die Programmierung entsprechender Konvertierungsroutinen angezeigt. Wie das grundlegend funktioniert, zeigen wir im vorliegenden Beitrag.

Outlook bietet noch viel mehr Möglichkeiten, als es die Standardeinstellungen vermuten lassen. So können Sie beispielsweise zu einem Termin noch weitere benutzerdefinierte Felder hinzufügen, mit denen Sie wichtige Informationen zum Termin hinzufügen – zum Beispiel die Nummer des Kunden, dem Sie den Termin in Rechnung stellen, die Leistungsart oder auch die Nummer des Mitarbeiters, der den Termin durchgeführt hat. Das alles hat noch nicht direkt etwas mit Access zu tun, aber Outlook ist ja nichts anderes als eine Benutzeroberfläche für die Eingabe von Daten, die später mit Access weiterverarbeitet werden – zum Beispiel, um Rechnungen auf Basis der angefallenen Arbeitszeiten zu erstellen. Also schauen wir uns in diesem Beitrag zunächst einmal an, wie wir die benötigten Daten direkt über die Benutzeroberfläche von Outlook erfassen können.