Kategorie: 2023

Datenbanken automatisch komprimieren

2023, 4/2023, Tabellen und Datenmodellierung

In vielen Datenbankanwendungen fallen temporäre Daten an, also Daten, die in Tabellen geschrieben und in der gleichen Session wieder gelöscht werden. Das kann in nicht aufgeteilten Datenbanken der Fall sein, aber auch in aufgeteilten Datenbanken mit Frontend und Backend geschehen. Man könnte denken, die Größe der Datenbankdatei würde nach dem Anfügen und Löschen von Daten einigermaßen konstant sein. Das ist jedoch nicht der Fall: Gelöschte Daten sind zwar nicht mehr in den Tabellen zu finden, allerdings benötigt die Datenbank anschließend ungefähr genauso viel Speicherplatz wie vor dem Löschen. Wie das zu erklären ist und wie wir durch die Komprimierung einer Datenbank dennoch dafür sorgen können, dass eine Datenbank sich durch die Verwendung temporärer Daten nicht allzusehr aufbläht, beschreiben wir in diesem Beitrag.

Weiterlesen

Belege und Belegdaten nach lexoffice hochladen

2023, 4/2023, Lösungen

Im Beitrag “Zugriff auf lexoffice per REST-API und VBA” (www.access-im-unternehmen.de/1422) haben wir bereits gezeigt, wie wir in lexoffice Rechnungen auf Basis von Rechnungsdaten aus einer Access-Datenbank erstellen können. In manchen Fällen reichen die Möglichkeiten von lexoffice nicht aus, um die gewünschten Rechnungen zu erstellen. Dann kann man lexoffice aber immer noch für die Buchhaltung nutzen. Die Rechnung erstellt man dann in Access statt direkt in lexoffice und überträgt dann ein PDF-Dokument mit der Rechnung sowie die begleitenden Daten wie den Umsatz, die enthaltenen Steuern und weitere Informationen per Rest API nach lexoffice. Dieser Beitrag zeigt, wie wir dies bewerkstelligen können.

Weiterlesen

Aktuelle Datenbankversion ermitteln

2023, 4/2023, Lösungen

Es gibt verschiedene Gründe, um Kopien einer Datenbank anzulegen. Das Herstellen einer Sicherungskopie ist wohl der am meisten verbreitete Grund. Das ist sinnvoll, aber es kann dabei zu Problemen kommen, wenn man nicht achtsam ist: Dann arbeitet man auf einmal in der Sicherheitskopie weiter und wundert sich, wenn man anschließend die Originaldatenbank öffnet und die Funktionen, die man neu hinzuprogrammiert, nicht mehr findet. Oder man testet mit einer Datenbankdatei auf einer virtuellen Maschine und fügt dort Anpassungen hinzu. Auch hier kann es zu einem ähnlichen Durcheinander kommen. Um in einem solchen Fall die aktuelle Version zu finden, reicht es nicht, sich das Änderungsdatum der Datei anzusehen. Warum das nicht reicht und wie wir die aktuellere Datenbank zuverlässig finden, zeigen wir in diesem Beitrag.

Weiterlesen

SQL Server: Vollsicherung und Wiederherstellung

2023, 4/2023, SQL Server und Co.

Wer eine Access-Datenbank zum Speichern seiner Daten verwendet, hat bei der Sicherung leichtes Spiel: Er braucht einfach nur eine Kopie dieser Datenbank anzulegen. Bei SQL Server-Datenbanken ist dies etwas komplizierter. Wir können hier beispielsweise nicht einfach die Datenbankdateien kopieren, da der SQL Server normalerweise ständig darauf zugreift. Welche Schritte zum Anlegen des Backups einer SQL Server-Datenbank nötig sind, zeigen wir in diesem Beitrag. Außerdem schauen wir uns an, wie wir die Datenbank auf Basis der Sicherung wiederherstellen können.

Weiterlesen

Zertifikate und Kennwörter mit Keepass speichern

2023, 4/2023, Tools

In der heutigen Zeit ist Datensicherheit wichtiger denn je. Und da wir in einem anderen Beitrag mit dem Titel “SQL Server: Verschlüsselte Backups erstellen” (www.access-im-unternehmen.de/1450) ein Zertifikat erstellen, das wir irgendwo sicher beherbergen müssen, stellen wir im vorliegenden Beitrag einmal eine Methode vor, wie wir Zertifikate und Kennwörter sicher speichern können. Keepass ist ein Open Source-Password-Safe. Das heißt, dass darin Kennwörter und Zertifikate abgelegt werden können, an die man nur herankommt, wenn man das Kennwort zu diesem Password-Safe kennt. Der Password-Safe liegt auf der lokalen Festplatte. Wir wir Keepass herunterladen, installieren und nutzen, beschreiben wir in diesem Beitrag.

Weiterlesen

Ungebundene Listen und Kombis mit Daten füllen

2023, 3/2023, 4/2023, Formulare und Steuerelemente, Tabellen und Datenmodellierung

Im Beitrag “Daten in ungebundenen Formularen bearbeiten” haben wir gezeigt, wie man die Daten einer Tabelle in einem ungebundenen Formular darstellt und dieses zum Bearbeiten und Anlegen von Datensätzen verwendet. Wenn wir dies konsequent umsetzen wollen, benötigen wir auch eine Möglichkeit, um Daten in Listenform anzuzeigen. Die Datenblatt- oder Endlosansicht fallen aus, also müssen wir uns um Alternativen kümmern. Für die mehrspaltige Listenansicht bietet Access das Listenfeld. Und für die Auswahl von Daten aus Lookup-Tabellen steht das Kombinationsfeld zur Verfügung. Beide sind jedoch, wie auch Formulare, für die Bindung an Tabellen oder Abfragen optimiert. Ungebundene Daten müssen wir dort erst einmal einpflegen. Auf welche Arten das gelingt, zeigt dieser Beitrag.

Weiterlesen

Daten in ungebundenen Formularen bearbeiten

2023, 4/2023, Formulare und Steuerelemente

Der übliche Weg, um Daten aus Tabellen in Access-Formularen anzuzeigen, ist die Angabe einer Tabelle oder Abfrage als Datenquelle und das Binden der Steuerelemente an die Felder dieser Quelle. Es gibt jedoch Anwendungsfälle, in denen diese Vorgehensweise nicht das gewünschte Ergebnis liefert. Dann kann man einen alternativen Weg gehen, auch wenn man damit viel Vorteile aufgibt und eine Menge zusätzlicher Aufwand entsteht. In diesem Beitrag erläutern wir, wie man die Daten aus Tabellen oder Abfragen auch ohne direkte Bindung an eine Tabelle oder Abfrage in einem Formular anzeigen, bearbeiten und wieder speichern kann und wie sogar das Anlegen neuer Datensätze möglich ist.

Weiterlesen

Datum und Zeit mit Access

2023, 3/2023, Grundlagen

Das Speichern von Datum- und Zeitwerten mit Access birgt wenige Geheimnisse. Sie fügen einer Ta-belle ein Feld vom Datentyp “Datum/Zeit” hinzu und schon können Sie Werte in dieses Feld eingeben. Die tägliche Praxis im Umgang mit Datum- und Zeitwerten stellt aber höhere Anforderungen. Mit den Tipps aus dem folgenden Beitrag können Sie die meisten der sich stellenden Fragen beantworten.

Weiterlesen

Bilder per COM-Add-In hinzufügen

2023, 3/2023, Lösungen

Im Beitrag “Bilder für Buttons und Co. schnell hinzufügen” haben wir eine Prozedur und eine Funktion vorgestellt, mit der Sie mehrere Bilder für die Anzeige in Schaltflächen et cetera gleichzeitig zu einer Access-Datenbank hinzufügen können. Allerdings ist es unpraktisch, wenn wir solch eine Funktion in jede Datenbank hineinkopieren müssen, in der wie diese sehen wollen. Also bauen wir uns ein COM-Add-In, mit dem wir nicht eine weitere Schaltfläche mit der neuen Funktion zum Ribbon hinzufügen – sondern gleich die vorhandene Schaltfläche mit der neuen Funktion belegen! Der Benutzer braucht sich also gar nicht umzugewöhnen und kann wie gewohnt Bilder zur Anwendung hinzufügen.

Weiterlesen

Rechnungsbericht mit EPC-QR-Code

2023, 3/2023, Berichte und Reporting

Nachdem wir in einigen vorherigen Beiträgen eine feine Verwaltung für Kunden, Produkte und Bestellungen programmiert haben, wagen wir uns nun an ein Thema heran, das noch recht neu ist und das auch erst durch die wachsende Anzahl von Anwendungen im Finanzbereich für mobile Geräte entstanden ist. Wir wollen Rechnungen nun nicht mehr nur auf einem schnöden Blatt Papier oder als PDF-Dokument erzeugen, sondern diese auch noch mit einem schicken QR-Code versehen, der die für die Begleichung der Rechnung über die Banking-App notwendige Bilddatei anzeigt. Und wenn wir schon dabei sind, erklären wir auch direkt, wie Sie auf Basis der bisherigen Teile dieser Beitragsreihe einen Rechnungsbericht erstellen.

Weiterlesen