Kategorie: Lösungen

Wer sich die Berichte seiner Access-Datenbank nicht in der Datenbank selbst ansehen, sondern anderen Personen präsentieren will, kommt nicht um einen Export herum. Dieser findet heutzutage in der Regel im PDF-Format statt. Einen einzelnen Bericht mal eben zu exportieren ist auch schnell erledigt. Anders sieht es aus, wenn immer mal wieder bestimmte Zusammenstellungen von Berichten exportiert werden sollen – einmal für das Controlling, einmal für den Chef et cetera. Dann kommt Ihnen die kleine Lösung aus diesem Beitrag zuhilfe, mit der Sie Verteiler für Berichte zusammenstellen und die Berichte per Mausklick in das gewünschte Verzeichnis exportieren.

Die Erfassung von Projektzeiten ist eine Aufgabe, die man gern etwas stiefmütterlich handhabt. Am Ende des Tages, der Woche oder auch des Monats muss man dann die für verschiedene Aufgaben verbrauchte Zeit aus dem Gedächtnis nachtragen. Dem wollen wir mit einer Lösung, die Outlook und Access nutzt, entgegenwirken. Damit legen Sie eine Tätigkeit einer bestimmten Dauer – in diesem Fall 25 Minuten – ganz einfach per Drag and Drop in den Outlook-Kalender an. Der Rest geschieht im Hintergrund: Die Tätigkeit wird samt Projekt und Aufgabe in einer Access-Datenbank gespeichert und kann anschließend bequem ausgewertet werden.

Wer eine Kundendatenbank pflegt, wird früher oder später Dubletten in seiner Datenbank vorfinden. Sei es, weil Kunden sich mit neuer E-Mail und neuer Adresse erneut im Onlineshop anmelden und von dort importiert werden oder weil man bei der Suche nach einem vorhandenen Konto für einen Kunden wegen eines Tippfehlers keinen Treffer landet – langfristig lassen sich doppelte Kundendatensätze nicht verhindern. Aber das ist kein Problem: In Datenbanken lässt sich zum Glück alles nachträglich ändern. Wie dies bei Kundendaten und den damit verknüpften Daten wie etwa Bestellungen funktioniert, erklärt dieser Beitrag.

In der Beitragsreihe „Outlook-Mails in Access archivieren“ haben wir gezeigt, wie Sie die E-Mails aus kompletten und auch untergeordneten Outlook-Ordnern in eine Access-Datenbank importieren. Das ist die Lösung für den Start der Archivierung. Interessant wird es erst, wenn Sie diese Daten direkt nach dem Eingang in Outlook archivieren. Der vorliegende Beitrag zeigt, wie Sie Outlook so erweitern, dass jede in vorgegebenen Ordnern eingehenende E-Mail direkt in unsere Access-Mail-Archiv weitergeleitet wird.

Die ersten beiden Teile dieser Beitragsreihe haben uns die Funktionen für das Einlesen von Informationen und das Konvertieren von Kontonummern in IBAN sowie das Ermitteln des Kontostandes angesehen. Im abschließenden, letzten Teil wird es spannend: Wir fügen ein Funktionen hinzu, mit der Sie die Kontoumsätze abrufen und Überweisungen tätigen können. Damit ist auch der aktuelle Leistungsumfang des hier abgebildeten Webservice der Firma B+S Banksysteme AG beschrieben. Die Nutzung ist weiterhin für private Zwecke kostenlos!

Zu einer ordentlichen Bestellverwaltung gehört die Möglichkeit, den Versand der bestellten Artikel vorzubereiten. In diesem Beitrag stellen wir das Grundgerüste einer einfachen Bestellverwaltung vor, deren Daten wir dann nutzen, um Versendungen über das DHL-Geschäftskundenportal vorzubereiten. Dazu müssen wir aus den eingegebenen Bestelldaten die Daten zu einer CSV-Datei zusammenführen, die wir dann an über das Internetportal von DHL einreichen und als Ergebnis die benötigten Versandetiketten erhalten.

Wäre es nicht toll, wenn Sie eine Kundenanfrage, die keine individuelle Antwort erfordert, per Textbaustein beantworten könnten, der dennoch etwas Individualität aufweist Dazu würde es ja beispielsweise reichen, wenn Sie den Kunden ordentlich anreden, beispielsweise mit „Sehr geehrter Herr Müller“. Das Ganze sollte dann auch noch mit möglichst wenig Handgriffen geschehen, also beispielsweise über einen Klick auf einen Ribbon-Eintrag der zu beantwortenden Mail oder einen Kontextmenü-Eintrag. Wie dies gelingt und wie Sie Ihre Kundendatenbank einbeziehen, um Anrede und Name zur E-Mail-Adresse des Absenders zu ermitteln, zeigt dieser Beitrag.

Im ersten Teil dieser Beitragsreihe haben wir uns angesehen, wie Sie per Webservice einige Informationen Ihrer Bank einlesen und einfache Funktionen wie das Ermitteln einer IBAN aus Kontonummer und Bankleitzahl durchführen. In vorliegenden zweiten Teil gehen wir einen Schritt weiter: Sie erfahren, wie Sie den Kontostand und die Umsätze einlesen und wie Sie Überweisungen durchführen können. Dies alles geschieht weiterhin per Webservice, Sie benötigen also nichts außer Ihrer Datenbankanwendung und einer Internetverbindung für diese Funktionen.

Die Beiträge RDBMS-Tools: Verbindungen verwalten und RDBMS-Tools: Tabellen verknüpfen stellen zwei praktische Formulare vor, die Sie vor der Benutzung in die Datenbank importieren müssen, bevor Sie diese dort nutzen können. Wenn Sie diese jedoch in verschiedenen Anwendungen einsetzen beziehungsweise immer verfügbar haben möchten, können Sie diese auch in Form von Add-Ins betreiben. Dazu sind allerdings einige Änderungen an den Formularen und weitere Ergänzungen notwendig. Welche das sind, zeigen wir Ihnen im vorliegenden Beitrag.

Schon seit einer Weile drücke ich mich um dieses Thema herum: Beim Import der Adressen aus meinem Onlineshop in meine Kundendatenbank treten manchmal Fehler auf, die dazu führen, dass die Daten nicht konsistent sind. Außerdem hätte ich gern grundsätzlich eine Funktion, welche die Shopdaten mit der Kundendatenbank abgleicht – immerhin können Kunden dort ihre Daten ändern, ohne dass man es mitbekommt. In diesem Beitrag werfe ich nun einen genaueren Blick auf die Möglichkeiten zum Auffinden und Abgleichen inkonsistenter Adressdaten.