Ticketsystem, Teil 1

Wer Access-Anwendungen entwickelt, erledigt dies in der Regel für seine Kunden oder Benutzer. Ob es nun einer, wenige oder viele Benutzer sind: Früher oder später meldet sich der eine oder andere mit Fehlermeldungen oder Verbesserungswünschen. Davon ausgehend, dass Sie diese auch berücksichtigen möchten, ist hier ein funktionierendes System zur Erfassung und Abarbeitung der Anforderungen gefragt, gegebenenfalls auch für mehrere Benutzer. Wir gehen in diesem Fall von einer reinen E-Mail-Schnittstelle aus und wollen dazu Microsoft Outlook nutzen.

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Kanban mit Outlook und Access

Haben Sie auch manchmal den Eindruck, dass Sie zuviele Projekte gleichzeitig beackener und den Überblick verlieren könnten Mir passierte das regelmäßig. Bis ich über Kanban gestolpert bin und Teile des Konzepts in meine eigenen Abläufe eingebaut habe. Kanban soll durch eine Visualisierung der aktuellen Projekte und ihres Fortschritts eine bessere Übersicht bieten und vor allem die Anzahl der gleichzeitig begonnenen Projekte begrenzen. Dies baue ich in meine langjährige Praxis zur Zeiterfassung mit Outlook und Access ein. Wie das gelingt, zeigt der vorliegende Beitrag.

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Verteiler für Berichte

Wer sich die Berichte seiner Access-Datenbank nicht in der Datenbank selbst ansehen, sondern anderen Personen präsentieren will, kommt nicht um einen Export herum. Dieser findet heutzutage in der Regel im PDF-Format statt. Einen einzelnen Bericht mal eben zu exportieren ist auch schnell erledigt. Anders sieht es aus, wenn immer mal wieder bestimmte Zusammenstellungen von Berichten exportiert werden sollen – einmal für das Controlling, einmal für den Chef et cetera. Dann kommt Ihnen die kleine Lösung aus diesem Beitrag zuhilfe, mit der Sie Verteiler für Berichte zusammenstellen und die Berichte per Mausklick in das gewünschte Verzeichnis exportieren.

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Projektzeiterfassung mit Outlook und Access

Die Erfassung von Projektzeiten ist eine Aufgabe, die man gern etwas stiefmütterlich handhabt. Am Ende des Tages, der Woche oder auch des Monats muss man dann die für verschiedene Aufgaben verbrauchte Zeit aus dem Gedächtnis nachtragen. Dem wollen wir mit einer Lösung, die Outlook und Access nutzt, entgegenwirken. Damit legen Sie eine Tätigkeit einer bestimmten Dauer – in diesem Fall 25 Minuten – ganz einfach per Drag and Drop in den Outlook-Kalender an. Der Rest geschieht im Hintergrund: Die Tätigkeit wird samt Projekt und Aufgabe in einer Access-Datenbank gespeichert und kann anschließend bequem ausgewertet werden.

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Kundendatensätze zusammenführen

Wer eine Kundendatenbank pflegt, wird früher oder später Dubletten in seiner Datenbank vorfinden. Sei es, weil Kunden sich mit neuer E-Mail und neuer Adresse erneut im Onlineshop anmelden und von dort importiert werden oder weil man bei der Suche nach einem vorhandenen Konto für einen Kunden wegen eines Tippfehlers keinen Treffer landet – langfristig lassen sich doppelte Kundendatensätze nicht verhindern. Aber das ist kein Problem: In Datenbanken lässt sich zum Glück alles nachträglich ändern. Wie dies bei Kundendaten und den damit verknüpften Daten wie etwa Bestellungen funktioniert, erklärt dieser Beitrag.

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Outlook-Mails nach Empfang archivieren

In der Beitragsreihe „Outlook-Mails in Access archivieren“ haben wir gezeigt, wie Sie die E-Mails aus kompletten und auch untergeordneten Outlook-Ordnern in eine Access-Datenbank importieren. Das ist die Lösung für den Start der Archivierung. Interessant wird es erst, wenn Sie diese Daten direkt nach dem Eingang in Outlook archivieren. Der vorliegende Beitrag zeigt, wie Sie Outlook so erweitern, dass jede in vorgegebenen Ordnern eingehenende E-Mail direkt in unsere Access-Mail-Archiv weitergeleitet wird.

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Bestellverwaltung mit Versand

Zu einer ordentlichen Bestellverwaltung gehört die Möglichkeit, den Versand der bestellten Artikel vorzubereiten. In diesem Beitrag stellen wir das Grundgerüste einer einfachen Bestellverwaltung vor, deren Daten wir dann nutzen, um Versendungen über das DHL-Geschäftskundenportal vorzubereiten. Dazu müssen wir aus den eingegebenen Bestelldaten die Daten zu einer CSV-Datei zusammenführen, die wir dann an über das Internetportal von DHL einreichen und als Ergebnis die benötigten Versandetiketten erhalten.

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Onlinebanking per Webservice III

Die ersten beiden Teile dieser Beitragsreihe haben uns die Funktionen für das Einlesen von Informationen und das Konvertieren von Kontonummern in IBAN sowie das Ermitteln des Kontostandes angesehen. Im abschließenden, letzten Teil wird es spannend: Wir fügen ein Funktionen hinzu, mit der Sie die Kontoumsätze abrufen und Überweisungen tätigen können. Damit ist auch der aktuelle Leistungsumfang des hier abgebildeten Webservice der Firma B+S Banksysteme AG beschrieben. Die Nutzung ist weiterhin für private Zwecke kostenlos!

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Onlinebanking per Webservice II

Im ersten Teil dieser Beitragsreihe haben wir uns angesehen, wie Sie per Webservice einige Informationen Ihrer Bank einlesen und einfache Funktionen wie das Ermitteln einer IBAN aus Kontonummer und Bankleitzahl durchführen. In vorliegenden zweiten Teil gehen wir einen Schritt weiter: Sie erfahren, wie Sie den Kontostand und die Umsätze einlesen und wie Sie Überweisungen durchführen können. Dies alles geschieht weiterhin per Webservice, Sie benötigen also nichts außer Ihrer Datenbankanwendung und einer Internetverbindung für diese Funktionen.

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Outlook-Textbausteine mit Access

Wäre es nicht toll, wenn Sie eine Kundenanfrage, die keine individuelle Antwort erfordert, per Textbaustein beantworten könnten, der dennoch etwas Individualität aufweist Dazu würde es ja beispielsweise reichen, wenn Sie den Kunden ordentlich anreden, beispielsweise mit „Sehr geehrter Herr Müller“. Das Ganze sollte dann auch noch mit möglichst wenig Handgriffen geschehen, also beispielsweise über einen Klick auf einen Ribbon-Eintrag der zu beantwortenden Mail oder einen Kontextmenü-Eintrag. Wie dies gelingt und wie Sie Ihre Kundendatenbank einbeziehen, um Anrede und Name zur E-Mail-Adresse des Absenders zu ermitteln, zeigt dieser Beitrag.

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